การจัดการบันทึก

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี
ข้ามไปที่การนำทาง ข้ามไปที่การค้นหา

การจัดการบันทึกหรือที่เรียกว่าการจัดการบันทึกและสารสนเทศเป็นหน้าที่ขององค์กรที่อุทิศให้กับการจัดการข้อมูลในองค์กรตลอดวงจรชีวิตตั้งแต่เวลาที่สร้างหรือรับจนถึงการจัดการในที่สุด ซึ่งรวมถึงการระบุ การจัดประเภท การจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัย การสืบค้น การติดตามและการทำลายหรือการเก็บรักษาบันทึกอย่างถาวร [1] ISO 15489-1: 2001มาตรฐาน ( "มาตรฐาน ISO 15489-1: 2001" ) กำหนดจัดการระเบียนเป็น "[ที่] ด้านการจัดการที่รับผิดชอบสำหรับการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและเป็นระบบของการสร้าง การรับ การบำรุงรักษา การใช้และการจัดการบันทึก รวมถึงกระบวนการในการเก็บและรักษาหลักฐานและข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจและการทำธุรกรรมในรูปแบบของบันทึก ". [2]

บันทึกขององค์กรเก็บรักษาแง่มุมต่างๆ ของความทรงจำของสถาบัน ในการกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึก ความสามารถในการนำกลับมาใช้ใหม่เป็นสิ่งสำคัญ หลายอย่างเก็บไว้เป็นหลักฐานของกิจกรรม ธุรกรรม และการตัดสินใจ คนอื่นบันทึกว่าเกิดอะไรขึ้นและทำไม [3]วัตถุประสงค์ของการจัดการบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ขององค์กรในการกำกับดูแล การจัดการความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในวงกว้างและเกี่ยวข้องกับการจัดการหลักฐานของกิจกรรมขององค์กรเป็นหลัก ตลอดจนการลดหรือลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง [4]งานวิจัยล่าสุดแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างการจัดการบันทึกและความรับผิดชอบในการกำกับดูแล [5]

แนวความคิดของการบันทึก

แนวความคิดของการบันทึกมีการกำหนดไว้อย่างหลากหลายISO 15489-1: 2016กำหนดบันทึกเป็น "ข้อมูลที่สร้างขึ้นได้รับและการบำรุงรักษาเป็นหลักฐานและเป็นสินทรัพย์โดยองค์กรหรือบุคคลในการแสวงหาของภาระผูกพันทางกฎหมายหรือในการทำธุรกรรมของธุรกิจ" [2]แม้ว่าจะมีวัตถุประสงค์และประโยชน์มากมายในการจัดการระเบียน ตามที่คำจำกัดความนี้เน้น คุณลักษณะหลักของระเบียนคือความสามารถในการใช้เป็นหลักฐานของเหตุการณ์ การจัดการระเบียนที่เหมาะสมสามารถช่วยรักษาคุณลักษณะของระเบียนนี้ได้

การศึกษาล่าสุดและครอบคลุมได้กำหนดบันทึกเป็น "การแสดงแทนกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง" ตามที่ผู้เข้าร่วมหรือผู้สังเกตการณ์บันทึกหรือสร้างขึ้น[6]มุมมองด้านธุรกรรมนี้เน้นถึงความสำคัญของบริบทและกระบวนการในการกำหนดและความหมายของบันทึก ในทางตรงกันข้าม คำจำกัดความก่อนหน้านี้ได้เน้นย้ำถึงคุณสมบัติที่เป็นหลักฐานและข้อมูลของบันทึก[7]ในบริบทขององค์กร บันทึกเป็นเอกสารที่สร้างหรือได้รับโดยองค์กรในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ หรือในการแสวงหาหรือปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมาย[8] [9]คำจำกัดความขององค์กรของบันทึกนี้เกิดขึ้นจากการสร้างทฤษฎีในช่วงต้นของการเก็บถาวรเป็นการรวมกลุ่มของบันทึกทั่วไป นั่นคือ "เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ภาพวาด และสิ่งพิมพ์ ซึ่งได้รับหรือจัดทำขึ้นอย่างเป็นทางการโดยหน่วยงานธุรการหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง" [10] [11]

คำศัพท์การจัดการบันทึกคีย์

ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่เป็นบันทึกบันทึกเป็นเอกสารที่เก็บไว้มีสติเป็นหลักฐานของการกระทำ โดยทั่วไป ระบบการจัดการบันทึกจะแยกความแตกต่างระหว่างบันทึกและบันทึกที่ไม่ใช่บันทึก (สำเนาสะดวก แบบร่างคร่าวๆ สำเนา) ซึ่งไม่ต้องการการจัดการที่เป็นทางการ หลายระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดให้เอกสารต้องได้รับการประกาศอย่างเป็นทางการว่าเป็นบันทึกเพื่อให้สามารถจัดการได้ เมื่อประกาศแล้ว ระเบียนจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้และสามารถกำจัดได้ภายในกฎของระบบเท่านั้น

บันทึกอาจครอบคลุมโดยการควบคุมการเข้าถึงเพื่อควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้และภายใต้สถานการณ์ใด การควบคุมทางกายภาพอาจถูกใช้เพื่อเก็บบันทึกที่เป็นความลับอย่างปลอดภัย เช่น ไฟล์บุคลากร ซึ่งเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน อาจถูกเก็บไว้ในตู้ล็อคที่มีบันทึกการควบคุมเพื่อติดตามการเข้าถึง ระบบบันทึกดิจิทัลอาจรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท อนุญาตให้มีการจัดสรรสิทธิ์ (เพื่อดู เปลี่ยนแปลง และ/หรือลบ) ให้กับพนักงานโดยขึ้นอยู่กับบทบาทของพวกเขาในองค์กรตรวจสอบเส้นทางการแสดงการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดสามารถรักษาเพื่อความสมบูรณ์ของระเบียน

เช่นเดียวกับบันทึกขององค์กรมีหลายรูปแบบ การจัดเก็บบันทึกอาจแตกต่างกันไปทั่วทั้งองค์กร การดูแลรักษาไฟล์อาจดำเนินการโดยเจ้าของ ผู้ได้รับมอบหมาย ที่เก็บบันทึก หรือพนักงาน เรกคอร์ดอาจได้รับการจัดการในตำแหน่งที่รวมศูนย์ เช่น ศูนย์เรกคอร์ดหรือที่เก็บ หรือการควบคุมเรกคอร์ดอาจถูกกระจายไปทั่วแผนกและตำแหน่งต่างๆ ภายในเอนทิตี บันทึกอาจถูกระบุอย่างเป็นทางการและแยกไม่ออกโดยการเข้ารหัสและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการป้องกันและความจุที่เหมาะสมที่สุด หรืออาจถูกระบุและจัดเก็บโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่มีการทำดัชนีที่ชัดเจน องค์กรที่จัดการบันทึกโดยไม่ได้ตั้งใจพบว่ายากต่อการเข้าถึงและดึงข้อมูลเมื่อจำเป็นความไร้ประสิทธิภาพของการจัดเก็บระบบการจัดเก็บและการจัดเก็บสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูงในแง่ของพื้นที่ที่สูญเปล่าและทรัพยากรที่ใช้ในการค้นหาบันทึก

เรกคอร์ดที่ไม่ใช้งานคือเรกคอร์ดที่ไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจปัจจุบันอีกต่อไปแต่จะได้รับการเก็บรักษาไว้จนกว่าจะสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษาเช่น เมื่อโครงการสิ้นสุด สายผลิตภัณฑ์ถูกยกเลิก หรือสิ้นสุดรอบระยะเวลาการรายงานทางการเงิน ถึง. เรกคอร์ดเหล่านี้อาจมีมูลค่าทางธุรกิจ ทางกฎหมาย การคลัง หรือในอดีตสำหรับเอนทิตีในอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรักษาไว้เป็นระยะเวลาสั้นหรือถาวร บันทึกได้รับการจัดการตามกำหนดการเก็บรักษา เมื่ออายุของบันทึกสำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและไม่มีการระงับทางกฎหมายที่รอดำเนินการ บันทึกนั้นจะได้รับอนุญาตให้จำหน่ายในขั้นสุดท้าย ซึ่งอาจรวมถึงการทำลาย การถ่ายโอน หรือการเก็บรักษาถาวร

แผนกู้คืนระบบเป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับอนุมัติหลักสูตรของการกระทำที่จะใช้หลังจากเกิดภัยพิบัติว่ารายละเอียดวิธีการที่องค์กรจะเรียกคืนฟังก์ชั่นทางธุรกิจที่สำคัญและเรียกคืนบันทึกความเสียหายหรือถูกคุกคาม

เรกคอร์ดที่ใช้งานอยู่คือเรกคอร์ดที่จำเป็นในการดำเนินการปัจจุบัน ขึ้นอยู่กับการใช้งานบ่อยครั้ง และมักจะอยู่ใกล้ผู้ใช้ ในอดีต 'การจัดการระเบียน' บางครั้งใช้เพื่ออ้างถึงการจัดการระเบียนที่ไม่ได้ใช้ในชีวิตประจำวันอีกต่อไปแล้ว แต่ยังจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่น บันทึก "กึ่งกระแส" หรือ "ไม่ใช้งาน" ซึ่งมักจัดเก็บไว้ในห้องใต้ดินหรือนอกสถานที่ . การใช้งานที่ทันสมัยกว่ามักจะอ้างถึง " วงจรชีวิต " ทั้งหมดของบันทึก ตั้งแต่จุดเริ่มต้นของการสร้างไปจนถึงการกำจัดทิ้งในที่สุด

รูปแบบและสื่อของบันทึกโดยทั่วไปไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการระเบียนจากมุมมองที่ต้องระบุและจัดการระเบียน โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ ISO พิจารณาการจัดการทั้งบันทึกทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ [2]นอกจากนี้ มาตรา DL1.105 ของมาตรฐานDoD 5015.02-STD (2007) ของกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ (2007) ให้คำจำกัดความการจัดการบันทึกว่า "การวางแผน การควบคุม การกำกับดูแล การจัดระเบียบ การฝึกอบรม การส่งเสริม และกิจกรรมการจัดการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับวงจรชีวิต ของข้อมูล รวมถึงการสร้าง การบำรุงรักษา (การใช้ การจัดเก็บ การดึงข้อมูล) และการกำจัด โดยไม่คำนึงถึงสื่อ" (12)

ทฤษฎีการจัดการบันทึก

บันทึกวงจรชีวิต

บันทึกวงจรชีวิตประกอบด้วยขั้นตอนที่ไม่ต่อเนื่องครอบคลุมช่วงชีวิตของการบันทึกจากการสร้างเพื่อจำหน่ายเป็นครั้งสุดท้าย ในขั้นตอนการสร้าง บันทึกการเติบโตของระบบอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ องค์กรจะยังคงสร้างและเก็บบันทึกต่อไปในอัตราที่ระเบิดได้ในขณะที่ดำเนินธุรกิจขององค์กร จดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์เขียนขึ้นสำหรับผู้นำภายใน งบการเงินและรายงานถูกสร้างขึ้นสำหรับการตรวจสอบสาธารณะและกฎระเบียบ โลโก้บริษัทแบบเก่าจะถูกยกเลิก และโลโก้ใหม่ ซึ่งรวมถึงแบบแผนชุดสีและแบบอักษรของบริษัทที่ได้รับอนุมัติ จะเข้ามาแทนที่ในประวัติขององค์กร .

ตัวอย่างของการบันทึกขั้นตอนรวมถึงผู้ที่สำหรับการสร้างการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของการบันทึกการเคลื่อนไหวของการบันทึกผ่านรัฐที่แตกต่างกันในขณะที่ในการดำรงอยู่และการทำลายของการบันทึก

ตลอดวงจรชีวิตของบันทึก ปัญหาต่างๆ เช่น ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว การกู้คืนจากภัยพิบัติ เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่ และการควบรวมกิจการจะได้รับการแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลและบันทึกที่รับผิดชอบโปรแกรมขององค์กร ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกและสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการควบคุมและปกป้องทรัพย์สินข้อมูลของกิจการ พวกเขาเข้าใจวิธีจัดการการสร้าง เข้าถึง แจกจ่าย จัดเก็บ และจำหน่ายบันทึกและข้อมูลในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าใช้จ่ายโดยใช้บันทึกและวิธีการจัดการข้อมูล หลักการ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับบันทึกและข้อมูล

บันทึกทฤษฎีความต่อเนื่อง

ทฤษฎีความต่อเนื่องของเร็กคอร์ดเป็นแบบจำลองแนวคิดเชิงนามธรรมที่ช่วยให้เข้าใจและสำรวจกิจกรรมการเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องกับบริบทต่างๆ ในหลายพื้นที่และเวลา

บันทึกแนวทางปฏิบัติและแนวคิดในการจัดการบันทึก

ผู้จัดการระเบียนคือบุคคลที่รับผิดชอบการจัดการระเบียนในองค์กร [ ต้องการการอ้างอิง ]

ส่วนที่ 4 ของISO 15489-1:2001ระบุว่าการจัดการบันทึกประกอบด้วย: [2]

  • กำหนดนโยบายและมาตรฐาน
  • การมอบหมายหน้าที่และอำนาจหน้าที่
  • กำหนดและประกาศขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติ
  • ให้บริการที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้บันทึก
  • การออกแบบ การดำเนินการ และการบริหารระบบเฉพาะสำหรับการจัดการบันทึก
  • การรวมการจัดการบันทึกเข้ากับระบบและกระบวนการทางธุรกิจ

ดังนั้น แนวปฏิบัติในการจัดการบันทึกอาจเกี่ยวข้องกับ:

  • การวางแผนความต้องการข้อมูลขององค์กร
  • การระบุข้อมูลที่ต้องจับ
  • การสร้าง อนุมัติ และบังคับใช้นโยบายและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับบันทึก รวมถึงองค์กรและการกำจัด
  • การพัฒนาแผนการจัดเก็บบันทึกซึ่งรวมถึงที่อยู่อาศัยระยะสั้นและระยะยาวของบันทึกทางกายภาพและข้อมูลดิจิทัล
  • การระบุ จำแนก และจัดเก็บบันทึก
  • ประสานงานการเข้าถึงบันทึกภายในและภายนอกองค์กร สร้างสมดุลระหว่างข้อกำหนดในการรักษาความลับทางธุรกิจ ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและการเข้าถึงสาธารณะ
  • การระบุและการเก็บรักษาบันทึกตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่ระบุ
  • ดำเนินนโยบายการเก็บรักษาเกี่ยวกับการกำจัดบันทึกที่ไม่จำเป็นสำหรับเหตุผลในการดำเนินงานอีกต่อไป ตามนโยบายขององค์กร ข้อกำหนดทางกฎหมาย และข้อบังคับอื่นๆ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการทำลายหรือการเก็บรักษาถาวรในเอกสารสำคัญ

หลักการจัดการบันทึกและระบบการจัดการบันทึกอัตโนมัติช่วยในการจับภาพ จำแนกประเภท และจัดการบันทึกอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิต ARMA International กำหนดการจัดการระเบียนเป็น "สาขาการจัดการที่รับผิดชอบในการจัดตั้งและดำเนินการนโยบาย ระบบ และขั้นตอนในการจับภาพ สร้าง เข้าถึง แจกจ่าย ใช้ จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย เรียกค้น และรับรองการจัดการบันทึกและข้อมูลขององค์กร" ระบบดังกล่าวอาจเป็นแบบกระดาษ (เช่นบัตรดัชนีที่ใช้ในห้องสมุด ) หรืออาจเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เช่น แอปพลิเคชันการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ [13]

โซลูชั่นป้องกัน

แก้ปัญหายุทธศาสตร์เป็นหนึ่งที่ได้รับการสนับสนุนนโยบายการบันทึกไว้อย่างชัดเจนกระบวนการและขั้นตอนที่ไดรฟ์อย่างไรและทำไมการทำงานจะดำเนินการเช่นเดียวกับคนที่มีเอกสารหลักฐานการรูปแบบพฤติกรรมอย่างชัดเจนพิสูจน์ให้เห็นว่าองค์กรดังต่อไปนี้ข้อ จำกัด ของเอกสารดังกล่าวที่ดีที่สุด ความสามารถของตน[14]

แม้ว่าการป้องกันจะมีผลกับทุกแง่มุมของวงจรชีวิตของบันทึก แต่ก็ถือว่าสำคัญที่สุดในบริบทของการทำลายบันทึก ซึ่งเรียกว่า "การจัดการที่สามารถป้องกันได้ " หรือ " การทำลายที่ป้องกันได้ " และช่วยให้องค์กรสามารถพิสูจน์และพิสูจน์สิ่งต่างๆ เช่น ใครเป็นผู้ทำลายได้อย่างชัดเจน บันทึก สาเหตุที่พวกเขาทำลายพวกเขา พวกเขาทำลายพวกเขาอย่างไร เมื่อพวกเขาทำลายพวกเขา และที่พวกเขาทำลายพวกเขา [15]

การจำแนกประเภท

ผู้จัดการเรกคอร์ดใช้การจัดประเภทหรือการแบ่งประเภทของเร็กคอร์ดเพื่อจัดระเบียบเรกคอร์ดที่สร้างและดูแลโดยสถาบันตามตรรกะ [16]การแบ่งประเภทดังกล่าวช่วยในการทำงานต่างๆ เช่น การสร้าง การจัดองค์กร การจัดเก็บ การค้นคืน การเคลื่อนย้าย และการทำลายบันทึก

ที่ระดับสูงสุดของการจำแนกประเภทคือบันทึกทางกายภาพและทางอิเล็กทรอนิกส์ (นี่เป็นข้อโต้แย้งได้ บันทึกถูกกำหนดให้เป็นเช่นนี้โดยไม่คำนึงถึงสื่อ ISO 15489 และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่น ๆ ประกาศใช้ฟังก์ชันตามการจำแนกประเภทตามสื่อเนื่องจากกฎหมายกำหนดบันทึกเป็นข้อมูลบางประเภทโดยไม่คำนึงถึงสื่อ)

บันทึกทางกายภาพคือบันทึกเหล่านั้น เช่น กระดาษ ที่สัมผัสได้และใช้พื้นที่ทางกายภาพ

เร็กคอร์ดอิเล็กทรอนิกส์หรือที่มักเรียกกันว่าเร็กคอร์ดดิจิทัลคือเร็กคอร์ดที่สร้างและใช้งานโดยอุปกรณ์ เทคโนโลยีสารสนเทศ

การจำแนกประเภทของเร็กคอร์ดทำได้โดยการออกแบบ การบำรุงรักษา และการประยุกต์ใช้การจัดหมวดหมู่ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการเร็กคอร์ดสามารถทำหน้าที่ต่างๆ เช่น การจัดหมวดหมู่ การแท็ก การแบ่งส่วน หรือการจัดกลุ่มของเรกคอร์ดตามลักษณะต่างๆ [17]

บันทึกองค์กร

เร็กคอร์ดองค์กรแสดงถึงเร็กคอร์ดที่เหมือนกันกับองค์กรส่วนใหญ่ โดยไม่คำนึงถึงหน้าที่ วัตถุประสงค์ หรือภาคส่วน บันทึกดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์กรและครอบคลุมพื้นที่ต่างๆ เช่น แต่ไม่จำกัดเฉพาะการดำเนินคดี การจัดการพนักงาน ที่ปรึกษาหรือการจัดการผู้รับเหมา การมีส่วนร่วมกับลูกค้า การซื้อ การขาย และสัญญา

ประเภทขององค์กรที่ผลิตและทำงานกับบันทึกดังกล่าวรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะบริษัทที่แสวงหาผลกำไร บริษัทที่ไม่แสวงหาผลกำไร และหน่วยงานรัฐบาล

บันทึกอุตสาหกรรม

บันทึกอุตสาหกรรมแสดงถึงบันทึกที่ใช้กันทั่วไปและใช้กับอุตสาหกรรมเฉพาะหรือกลุ่มอุตสาหกรรมเท่านั้น ตัวอย่างรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะบันทึกอุตสาหกรรมทางการแพทย์ (เช่นพระราชบัญญัติการเคลื่อนย้ายและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ ) บันทึกอุตสาหกรรมยา และบันทึกอุตสาหกรรมอาหาร

บันทึกการถือครองทางกฎหมาย

บันทึกการกักกันทางกฎหมายคือบันทึกที่ได้รับคำสั่ง โดยปกติโดยที่ปรึกษากฎหมายหรือเจ้าหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ให้เก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ไม่ว่าโดยรัฐบาลหรือโดยองค์กร และเพื่อวัตถุประสงค์ในการแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการดำเนินคดี . บันทึกดังกล่าวได้รับการกำหนดลักษณะการระงับทางกฎหมายที่เพิ่มเติมจากการจัดประเภทซึ่งเป็นผลมาจากการจำแนกประเภทองค์กรหรืออุตสาหกรรม

ลักษณะข้อมูลการถือครองทางกฎหมายอาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะสิ่งต่างๆ เช่น สถานะการถือครองทางกฎหมาย (เช่น การระงับทางกฎหมาย = จริงหรือเท็จ) องค์กรที่ดำเนินการระงับคดี คำอธิบายว่าเหตุใดจึงต้องมีการจัดเก็บข้อมูลตามกฎหมาย ต้องมีการบันทึกช่วงเวลาใด ไว้สำหรับ และสถานที่พัก

กำหนดการเก็บบันทึก

ตารางการเก็บรักษาบันทึกเป็นเอกสาร ซึ่งมักพัฒนาขึ้นโดยใช้แนวคิดการประเมินเอกสารสำคัญและการวิเคราะห์ธุรกิจและบริบททางกฎหมายภายในเขตอำนาจศาลที่ตั้งใจไว้ ซึ่งระบุระยะเวลาที่ต้องเก็บรักษาบันทึกบางประเภทก่อนที่จะถูกทำลาย สำหรับตารางการเก็บข้อมูลที่จะใช้นั้น จำเป็นต้องมีแนวทางจำนวนหนึ่งเพื่อนำมาพิจารณานำไปปฏิบัติ [18]

การจัดการบันทึกทางกายภาพ

การจัดการบันทึกทางกายภาพเกี่ยวข้องกับสาขาวิชาหรือความสามารถที่แตกต่างกันและอาจใช้ความเชี่ยวชาญหลากหลายรูปแบบ

การระบุบันทึก
หากรายการถูกนำเสนอเป็นบันทึกทางกฎหมาย จะต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านนิติเวชอาจต้องตรวจสอบเอกสารหรือสิ่งประดิษฐ์เพื่อพิจารณาว่าไม่ใช่การปลอมแปลงและมีการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับความเสียหาย การเปลี่ยนแปลง หรือเนื้อหาที่ขาดหายไป ในกรณีที่รุนแรงรายการอาจถูกยัดเยียดให้กล้องจุลทรรศน์ , X-ray , เดทเรดิโอหรือการวิเคราะห์ทางเคมี การตรวจสอบสิทธิ์ระดับนี้หายาก แต่ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการสร้างและเก็บรักษาบันทึกขององค์กร
การจัดเก็บบันทึก
บันทึกต้องจัดเก็บในลักษณะที่เข้าถึงได้และป้องกันความเสียหายต่อสิ่งแวดล้อม เอกสารกระดาษทั่วไปอาจถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารในสำนักงาน อย่างไรก็ตาม บางองค์กรใช้ห้องเก็บเอกสารที่มีการควบคุมอุณหภูมิและความชื้นโดยเฉพาะบันทึกที่สำคัญอาจต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือห้องนิรภัยที่ทนต่อภัยพิบัติเพื่อป้องกันอัคคีภัย น้ำท่วม แผ่นดินไหวและความขัดแย้ง ในกรณีที่รุนแรงรายการที่อาจต้องมีทั้งภัยพิบัติ -proofing และเข้าถึงประชาชนเช่นเดิมได้ลงนามในรัฐธรรมนูญสหรัฐอาจต้องปรึกษาวิศวกรโยธาเพื่อพิจารณาว่าห้องเก็บเอกสารสามารถทนต่อน้ำหนักของชั้นวางและตู้เก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเต็มไปด้วยกระดาษ ในอดีตบางทหารเรือได้รับการออกแบบจะต้องคำนึงถึงน้ำหนักของขั้นตอนการปฏิบัติการของพวกเขาบนกระดาษเป็นส่วนหนึ่งของบัลลาสต์ สม[ ต้องการอ้างอิง ] (ปัจจุบันเทคโนโลยีการเก็บบันทึกข้อมูลมีการโอนมากของข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์) นอกเหนือจากการจัดเก็บบันทึกในสถานที่แล้ว หลายองค์กรยังมีศูนย์บันทึกข้อมูลนอกสถานที่ของตนเองหรือทำสัญญากับศูนย์บันทึกข้อมูลเชิงพาณิชย์
การเรียกค้นบันทึก
นอกเหนือจากความสามารถในการจัดเก็บบันทึกแล้ว องค์กรยังต้องสร้างความสามารถที่เหมาะสมสำหรับการค้นคืนบันทึก ในกรณีที่มีความจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ เช่น การตรวจสอบหรือการดำเนินคดี หรือสำหรับกรณีการทำลายล้าง ความสามารถในการดึงข้อมูลระเบียนจะซับซ้อนเมื่อต้องจัดการกับระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่ได้รับการติดแท็กหรือจัดประเภทเพื่อการค้นพบอย่างเพียงพอ
หมุนเวียนบันทึก
การติดตามบันทึกขณะอยู่ห่างจากพื้นที่จัดเก็บตามปกติเรียกว่าการหมุนเวียน บ่อยครั้งสิ่งนี้ถูกจัดการโดยขั้นตอนการบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างง่าย อย่างไรก็ตาม สภาพแวดล้อมการบันทึกสมัยใหม่จำนวนมากใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือเทคโนโลยีการระบุความถี่วิทยุ ( RFID ) เพื่อติดตามการเคลื่อนไหวของบันทึก นอกจากนี้ยังสามารถใช้สำหรับการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อระบุการเคลื่อนไหวของเรกคอร์ดโดยไม่ได้รับอนุญาต
การกำจัดบันทึก
การกำจัดบันทึกไม่ได้หมายความถึงการทำลายล้างเสมอไป นอกจากนี้ยังรวมถึงการถ่ายโอนไปยังหอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์พิพิธภัณฑ์หรือบุคคลธรรมดา บันทึกกระดาษจำนวนมากและการไม่สามารถเข้าถึงบันทึกกระดาษที่ใช้งานอยู่เป็นสาเหตุบางประการที่ผลักดันให้องค์กรต้องกำจัดหรือทำลายบันทึก การทำลายบันทึกควรได้รับอนุญาตตามกฎหมาย กฎเกณฑ์ ข้อบังคับ หรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน และควรกำจัดบันทึกด้วยความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ กระบวนการนี้จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารที่ดี โดยเริ่มจากกำหนดการเก็บบันทึกและนโยบายและขั้นตอนที่ได้รับการอนุมัติในระดับสูงสุด ควรมีการเก็บรักษารายการบันทึกที่จำหน่าย รวมทั้งใบรับรองว่าถูกทำลาย บันทึกไม่ควรถูกทิ้งเพียงเป็นการปฏิเสธ องค์กรส่วนใหญ่ใช้กระบวนการต่างๆ รวมถึงการบด การย่อยกระดาษหรือการเผา

ผลิตภัณฑ์ที่มีจำหน่ายในท้องตลาดสามารถจัดการเรกคอร์ดผ่านกระบวนการทั้งหมดที่ทำงานอยู่ ไม่ทำงาน จัดเก็บถาวร กำหนดเวลาเก็บรักษา และกำจัดทิ้ง บางคนยังใช้เทคโนโลยี RFID เพื่อติดตามไฟล์ทางกายภาพ

การจัดการบันทึกดิจิทัล

หลักการทั่วไปของการจัดการบันทึกนำไปใช้กับบันทึกในรูปแบบใดก็ได้ อย่างไรก็ตามเร็กคอร์ดดิจิทัลทำให้เกิดประเด็นเฉพาะ เป็นการยากกว่าที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหา บริบท และโครงสร้างของบันทึกได้รับการเก็บรักษาและป้องกันไว้เมื่อบันทึกนั้นไม่มีอยู่จริง สิ่งนี้มีความหมายที่สำคัญสำหรับความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ และความน่าเชื่อถือของบันทึก

มีการวิจัยจำนวนมากเกี่ยวกับการจัดการบันทึกดิจิทัล โครงการวิจัยระหว่างประเทศเกี่ยวกับบันทึกของแท้ถาวรในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (InterPARES)เป็นตัวอย่างหนึ่งของความคิดริเริ่มดังกล่าวโครงการ InterPARES ตั้งอยู่ที่School of Library, Archival and Information Studiesที่University of British Columbiaในเมืองแวนคูเวอร์ รัฐบริติชโคลัมเบีย ประเทศแคนาดา โครงการ InterPARES เป็นโครงการความร่วมมือระหว่างนักวิจัยทั่วโลกที่มุ่งมั่นพัฒนาทฤษฎีและระเบียบวิธีต่างๆ เพื่อรับรองความน่าเชื่อถือ ความถูกต้องและความถูกต้องของบันทึกดิจิทัล

ความต้องการการทำงานสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการระเบียนดิจิตอลได้รับการผลิตโดยกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ , [12] สหราชอาณาจักรของหอจดหมายเหตุแห่งชาติและคณะกรรมาธิการยุโรป, [19]ซึ่งMoReq ( รุ่นที่ต้องการสำหรับการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ ) สเปคได้รับ แปลเป็นอย่างน้อยสิบสองภาษาได้รับทุนจากคณะกรรมาธิการยุโรป

มีความกังวลเป็นพิเศษเกี่ยวกับความสามารถในการเข้าถึงและอ่านบันทึกดิจิทัลเมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีทำให้ซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้างบันทึกล้าสมัย ส่งผลให้บันทึกนั้นไม่สามารถอ่านได้ จำนวนมากของการวิจัยจะถูกดำเนินการไปตามที่อยู่นี้ภายใต้หัวข้อของการเก็บรักษาดิจิตอล The Public Record Office Victoria (PROV)ตั้งอยู่ในเมืองเมลเบิร์น ประเทศออสเตรเลีย เผยแพร่Victorian Electronic Records Strategy (VERS)ซึ่งรวมถึงมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษา การจัดเก็บระยะยาว และการเข้าถึงบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวร มาตรฐาน VERS ได้รับการรับรองจากหน่วยงานของรัฐวิคตอเรียทุกแห่ง คลังข้อมูลดิจิทัลได้รับการจัดตั้งขึ้นโดย PROV เพื่อให้ประชาชนทั่วไปสามารถเข้าถึงบันทึกถาวรได้ หอจดหมายเหตุนิวซีแลนด์ยังกำลังสร้างคลังข้อมูลดิจิทัล

บันทึกภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ภาษี computer-based / ไม่ใช่กระดาษรุ่นของระเบียนที่จำเป็นจากหน่วยงานภาษีเช่นสรรพากรบริการ มีความสับสนอย่างมากเกี่ยวกับสิ่งที่ถือเป็นบันทึกดิจิทัลที่ยอมรับได้สำหรับIRSเนื่องจากแนวคิดนี้ค่อนข้างใหม่ หัวข้อนี้ถูกกล่าวถึงในPublication 583และBulletin 1997-13แต่ไม่ใช่ในรายละเอียดเฉพาะ

ธุรกิจและบุคคลที่ต้องการแปลงบันทึกที่เป็นกระดาษเป็นสำเนาที่สแกนอาจมีความเสี่ยงหากทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น ไม่ชัดเจนว่าผู้สอบบัญชีของIRSจะยอมรับสำเนาที่สแกนในรูปแบบJPEG , PNGหรือPDFของใบเสร็จการซื้อสำหรับรายการค่าใช้จ่ายที่หัก

ประเด็นปัจจุบัน

การปฏิบัติตามและประเด็นทางกฎหมาย

ในขณะที่การบริหารรัฐกิจ การดูแลสุขภาพ และวิชาชีพด้านกฎหมายมีประวัติการจัดการบันทึกมาอย่างยาวนาน ภาคธุรกิจกลับให้ความสนใจน้อยลง นี้มีการเปลี่ยนแปลงในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเนื่องจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดใหม่ที่ขับเคลื่อนในส่วนของเรื่องอื้อฉาวเช่นEnron / เซนเรื่องและปัญหาที่ผ่านมาเพิ่มเติมได้ที่มอร์แกนสแตนเลย์องค์กรบันทึกประเด็นการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงข้อกำหนดเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษาและความจำเป็นในการเปิดเผยข้อมูลอันเป็นผลมาจากการดำเนินคดีถือเป็นเรื่องสำคัญ ธรรมนูญเช่น US Sarbanes-Oxley Actส่งผลให้แนวทางการจัดการบันทึกมีมาตรฐานมากขึ้น นับตั้งแต่ทศวรรษ 1990 การเปลี่ยนแปลงไปสู่ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ได้เล็งเห็นถึงความจำเป็นในการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างผู้จัดการระเบียนและผู้จัดการฝ่ายไอที โดยเฉพาะอย่างยิ่งรวมถึงด้านกฎหมาย โดยมุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการจัดการความเสี่ยง

ความปลอดภัย

ความเป็นส่วนตัวการปกป้องข้อมูล และการขโมยข้อมูลประจำตัวได้กลายเป็นประเด็นที่น่าสนใจมากขึ้น บทบาทของผู้จัดการระเบียนในการปกป้องบันทึกขององค์กรได้เติบโตขึ้นตามไปด้วย ความจำเป็นในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลไม่ได้ถูกเก็บรักษาไว้โดยไม่จำเป็น ได้ให้ความสำคัญกับกำหนดการในการเก็บรักษาและการกำจัดบันทึกมากขึ้น

ความโปร่งใส

ความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของความโปร่งใสและความรับผิดชอบในการบริหารงานสาธารณะ โดดเด่นด้วยการนำกฎหมาย Freedom of Information ไปใช้อย่างแพร่หลาย ได้นำไปสู่การมุ่งเน้นที่ความจำเป็นในการจัดการบันทึกเพื่อให้สาธารณชนเข้าถึงได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ในสหราชอาณาจักร มาตรา 46 ของพระราชบัญญัติเสรีภาพในการให้ข้อมูลปี 2000 กำหนดให้รัฐบาลต้องเผยแพร่หลักปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการบันทึกสำหรับหน่วยงานสาธารณะ [20]ในทำนองเดียวกัน กฎหมายของสหภาพยุโรปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลและข้อมูลสิ่งแวดล้อม ซึ่งกำหนดให้องค์กรต้องเปิดเผยข้อมูลตามคำขอ ทำให้เกิดความจำเป็นในการจัดการบันทึกดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ

การยอมรับและการนำไปใช้

การนำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นไปใช้กับวัฒนธรรมองค์กรถือเป็นความท้าทายที่สำคัญ เนื่องจากการจัดการระเบียนมักถูกมองว่าเป็นงานการดูแลระบบที่ไม่จำเป็นหรือมีความสำคัญต่ำ ซึ่งสามารถทำได้ในระดับต่ำสุดภายในองค์กร ความเสียหายด้านชื่อเสียงที่เกิดจากการจัดการบันทึกที่ไม่ดีได้แสดงให้เห็นว่าการจัดการบันทึกเป็นความรับผิดชอบของบุคคลทุกคนภายในองค์กร

ปัญหาที่ได้รับการถกเถียงกันมากในหมู่ผู้จัดการบันทึกที่ได้รับการยอมรับวิจารณ์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการระเบียน

ผลกระทบของอินเทอร์เน็ตและโซเชียลมีเดีย

ปัญหาของความสนใจที่ดีให้กับผู้จัดการบันทึกก็คือผลกระทบของอินเทอร์เน็ตและสื่อสังคมที่เกี่ยวข้องเช่นวิกิ , บล็อก , ฟอรั่มและ บริษัท เช่นFacebookและTwitterในการบริหารจัดการระเบียนดั้งเดิมหลักการและแนวคิดตั้งแต่หลายเหล่านี้ เครื่องมือช่วยให้สร้างและเผยแพร่บันทึกได้อย่างรวดเร็ว และบ่อยครั้งแม้จะอยู่ในรูปแบบที่ไม่เปิดเผยตัว

บันทึกการจัดการวงจรชีวิต

ความท้าทายที่ยากสำหรับองค์กรจำนวนมากนั้นผูกติดอยู่กับการติดตามบันทึกตลอดวงจรชีวิตของข้อมูลเพื่อให้ชัดเจนว่าบันทึกนั้นอยู่ที่ใดหรือยังคงมีอยู่หรือไม่ การติดตามบันทึกตลอดวงจรชีวิตช่วยให้เจ้าหน้าที่จัดการบันทึกเข้าใจเวลาและวิธีการใช้กฎที่เกี่ยวข้องกับระเบียน เช่น กฎสำหรับการระงับหรือการทำลายตามกฎหมาย

การแปลงบันทึกกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ในขณะที่โลกกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น ปัญหาที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับชุมชนการจัดการบันทึกคือการแปลงบันทึกที่เป็นกระดาษที่มีอยู่หรือที่เข้ามาเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การแปลงดังกล่าวมักดำเนินการโดยมีจุดประสงค์เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ พื้นที่จัดเก็บ และหวังว่าจะลดเวลาในการดึงข้อมูลบันทึก

เครื่องมือเช่นเครื่องสแกนเอกสาร , จดจำตัวอักษรแสงซอฟต์แวร์และระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการอำนวยความสะดวกในการแปลงดังกล่าว

การศึกษาและการรับรอง

วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยหลายแห่งเปิดสอนหลักสูตรปริญญาในสาขาห้องสมุดและสารสนเทศศาสตร์ ซึ่งครอบคลุมการจัดการบันทึก นอกจากนี้ยังมีองค์กรวิชาชีพที่ให้การรับรองแบบมืออาชีพที่แยกต่างหากสำหรับผู้ปฏิบัติงาน การกำหนด Certified Records Manager หรือ CRM

ระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการระเบียนเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือชุดของโปรแกรมที่ใช้ในการติดตามและเก็บระเบียน คำนี้แตกต่างจากระบบการจัดการภาพและเอกสารที่เชี่ยวชาญในการดักจับกระดาษและการจัดการเอกสารตามลำดับ ระบบการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์มักมีฟังก์ชันการรักษาความปลอดภัยและการตรวจสอบแบบพิเศษที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของผู้จัดการระเบียน

หอจดหมายเหตุแห่งชาติและการบริหาร (NARA) ได้รับการรับรองของกระทรวงกลาโหมสหรัฐมาตรฐาน 5015.2 เป็น "พื้นฐานที่เพียงพอและเหมาะสมสำหรับการแก้ไขความท้าทายพื้นฐานของการจัดการระเบียนในสภาพแวดล้อมแบบอัตโนมัติที่เพิ่มมากขึ้นลักษณะการสร้างและการใช้ระเบียน" [21]ผู้ขายการจัดการบันทึกสามารถได้รับการรับรองว่าสอดคล้องกับ DoD 5015.2-STD หลังจากการตรวจสอบจากคำสั่งทดสอบการทำงานร่วมกันร่วมซึ่งสร้างขั้นตอนกรณีทดสอบ เขียนรายละเอียดและสรุปรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการรับรอง 5015.2 และทำการตรวจสอบในสถานที่ของ ซอฟต์แวร์. [22]

หอจดหมายเหตุแห่งชาติในสหราชอาณาจักรได้ตีพิมพ์ข้อกำหนดการใช้งานสองชุดเพื่อส่งเสริมการพัฒนาตลาดซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (1999 และ 2002) [23]ได้ดำเนินโครงการเพื่อประเมินผลิตภัณฑ์ตามข้อกำหนดปี 2545 แม้ว่าข้อกำหนดเหล่านี้จะถูกกำหนดขึ้นโดยความร่วมมือกับรัฐบาลกลางในขั้นต้น แต่ข้อกำหนดเหล่านี้ได้รับความกระตือรือร้นจากส่วนต่างๆ ของภาครัฐในวงกว้างในสหราชอาณาจักรและในส่วนอื่นๆ ของโลก โปรแกรมทดสอบได้ปิดลงแล้ว หอจดหมายเหตุแห่งชาติไม่รับใบสมัครสำหรับการทดสอบอีกต่อไป ข้อกำหนดของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2545 ยังคงเป็นปัจจุบัน

คณะกรรมาธิการยุโรปได้ตีพิมพ์ " MoReq " ความต้องการรูปแบบการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสารในปี 2001 [24]แม้ว่าจะไม่ได้มาตรฐานอย่างเป็นทางการก็จะได้รับการยกย่องอย่างกว้างขวางและเรียกว่าเป็นมาตรฐาน[25] [26] [27] [28] [29]นี้ได้รับการสนับสนุนโดยโปรแกรม IDA สำนักงานคณะกรรมการกำกับและได้รับการพัฒนาในการส่งเสริมของDLM ฟอรั่มการอัปเดตที่สำคัญของ MoReq หรือที่รู้จักในชื่อ MoReq2 ได้รับการเผยแพร่ในเดือนกุมภาพันธ์ 2008 [30]สิ่งนี้เริ่มต้นโดย DLM Forum และได้รับทุนจากคณะกรรมาธิการยุโรป ในโอกาสนี้โดยโปรแกรม IDABC (ผู้สืบทอดต่อ IDA) [31]กรอบงานการทดสอบซอฟต์แวร์และสคีมา XML มาพร้อมกับ MoReq2; ระบบการทดสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ได้รับการตกลงในการประชุม DLM Forum ในเมืองตูลูสในเดือนธันวาคม 2551

หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลีย (NAA) การเผยแพร่ข้อมูลจำเพาะของฟังก์ชั่นสำหรับระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ระบบการจัดการซอฟต์แวร์ (ERMS) และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องสำหรับการดำเนินการตามข้อมูลจำเพาะของฟังก์ชั่นสำหรับการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ระบบซอฟแวร์ในขณะที่ร่างการสัมผัสในเดือนกุมภาพันธ์ปี 2006 [32]

หอจดหมายเหตุนิวซีแลนด์ตีพิมพ์ 'แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดตามดุลยพินิจ' มาตรฐานระบบการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรฐาน 5) ในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2548 ออกภายใต้อำนาจของมาตรา 27 ของพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะ พ.ศ. 2548 [33]

ศูนย์บันทึกการค้า

ศูนย์บันทึกทางการค้าเป็นสิ่งอำนวยความสะดวกที่ให้บริการสำหรับการจัดเก็บบันทึกที่เป็นกระดาษสำหรับองค์กร ในบางกรณี พวกเขายังเสนอพื้นที่จัดเก็บสำหรับบันทึกที่เก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บันทึกเชิงพาณิชย์ให้พื้นที่จัดเก็บที่มีความหนาแน่นสูงสำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษ และบางแห่งมีการจัดเก็บแบบควบคุมอุณหภูมิสำหรับสื่อกระดาษที่ไม่ใช้กระดาษและที่สำคัญ (สำคัญ) ที่มีความละเอียดอ่อน มีองค์กรการค้าสำหรับศูนย์บันทึกทางการค้า (เช่น PRISM International) อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายอาจไม่ได้เป็นสมาชิก

ดูเพิ่มเติม

อ้างอิง

  1. ^ ARMA นานาชาติ "คำศัพท์ของประวัติและการจัดการข้อมูลข้อกำหนด 3rd Edition" อาร์มา อินเตอร์เนชั่นแนล เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2013-09-28
  2. a b c d International Organization for Standardization – ISO (2001). "มาตรฐาน ISO 15489-1: 2001 - ข้อมูลและเอกสาร - การจัดการระเบียน - ส่วนที่ 1: ทั่วไป" องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน – ISO เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2014-04-02
  3. ^ Megill เคนเน ธ (2005) หน่วยความจำองค์กร: บันทึกและการจัดการข้อมูลในยุคความรู้ (ฉบับที่ 2) มิวนิก: KG Saur/Thomson.
  4. แอนโธนี่ ทารันติโน (2008-02-25) กำกับดูแลความเสี่ยงและการปฏิบัติตามหนังสือคู่มือ ISBN 978-0-470-09589-8.
  5. ^ เดวิด อาร์. (2017). มีส่วนร่วมในการจัดการบันทึกเพื่อตรวจสอบความคิดเห็นและความรับผิดชอบในรัฐบาล วารสารการจัดการข้อมูลของแอฟริกาใต้, 19(1), 1-14. https://doi.org/10.4102/sajim.v19i1.771
  6. ^ ยีโอเจฟฟรีย์ (2007) "แนวคิดของการบันทึก (1): หลักฐาน ข้อมูล และการนำเสนอถาวร" นักจดหมายเหตุชาวอเมริกัน . 70 (2): 315–343. ดอย : 10.17723 / aarc.70.2.u327764v1036756q
  7. ^ Schellenberg, TR (ตุลาคม 1956) "การประเมินบันทึกสมัยใหม่" . แถลงการณ์ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (8). เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2016-11-24
  8. ^ "อภิธานศัพท์ของข้อกำหนดการจัดการบันทึกและข้อมูล ฉบับที่ 3" . อาร์มา อินเตอร์เนชั่นแนล เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 27 กันยายน 2556 . สืบค้นเมื่อ3 กันยายน 2559 .
  9. ^ Pearce โมเสส, ริชาร์ด "บันทึก" . คำศัพท์ของเอกสารและบันทึกคำศัพท์ สมาคมนักเก็บเอกสารอเมริกัน. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 24 พฤศจิกายน 2559 . สืบค้นเมื่อ23 พฤศจิกายน 2559 .
  10. มุลเลอร์, เอส.; เฟธ เจเอ; ฟรุน, อาร์ (1968). อาเธอร์ เอช. ลีวิตต์ (บรรณาธิการ). คู่มือการจัดและคำอธิบายหอจดหมายเหตุ (1898) (ฉบับที่ 2) นิวยอร์ก.
  11. ^ คุก, เทอร์รี่ (1997). "คืออะไรในอดีตอารัมภบท: ประวัติศาสตร์ของเอกสารไอเดียตั้งแต่ปี 1898 และเปลี่ยนกระบวนทัศน์ในอนาคต" จดหมายเหตุ . 43 : 17–63. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 24 พฤศจิกายน 2559 . สืบค้นเมื่อ23 พฤศจิกายน 2559 .
  12. a b ผู้ช่วยปลัดกระทรวงกลาโหมสำหรับเครือข่ายและการบูรณาการข้อมูล หัวหน้าเจ้าหน้าที่สารสนเทศของกระทรวงกลาโหม (25 เมษายน 2550) "สหรัฐอเมริกากรมกลาโหมมาตรฐาน 5,015.02 (dod Std 5,012.02) การประยุกต์ใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์เกณฑ์การออกแบบมาตรฐาน" (PDF) กระทรวงกลาโหมสหรัฐ – US DOD เก็บถาวรจากต้นฉบับ(PDF)เมื่อ 2013-02-22
  13. ^ "การจัดการบันทึกและข้อมูล (RIM) - ARMA International" . www.arma.org . สืบค้นเมื่อ2020-03-07 .
  14. ^ เฮจูดิ ธ (ธันวาคม 2011) รับรองผลการปฏิบัติงานตาม: วิธีการออกแบบที่ถูกต้อง, ยุทธศาสตร์, ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพโปรแกรม John Wiley & Sons, Inc. ISBN 978-1-118-02724-0. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2013-09-27
  15. ^ ฮูลม์, โทนี่ (มิถุนายน 2555). "การกำกับดูแลข้อมูล: การแบ่งปันแนวทางของ IBM" ตรวจสอบข้อมูลธุรกิจ 29 (2): 99–104. ดอย : 10.1177/0266382112449221 . S2CID 154276859 . 
  16. ^ Caravaca มาเรียมาตาฮารี (พฤษภาคม 2017) "องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในโครงการบันทึกการจัดหมวดหมู่" JLIS.it 8 (2): 19–33.
  17. เจเรมี ซี. แม็กซ์เวลล์; Annie I. Antón; ปีเตอร์ สไวร์; มาเรีย ริอาซ; คริสโตเฟอร์ เอ็ม. แมคครอว์ (มิถุนายน 2555). "อนุกรมวิธานที่อ้างอิงโยงทางกฎหมายสำหรับการให้เหตุผลเกี่ยวกับข้อกำหนดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด" ความต้องการ วิศวกรรม . 17 (2): 99–115. ดอย : 10.1007/s00766-012-0152-5 . S2CID 15603509 . 
  18. ^ https://www.ica.org/sites/default/files/SPA_2008_Guidelines_Developing-a-retention-schedule_EN.pdf
  19. ^ คณะกรรมาธิการยุโรป (2011). MoReq2010 ต้องการแบบแยกส่วนสำหรับระบบบันทึกการให้บริการคอร์แอนด์ปลั๊กอินโมดูลรุ่น 1.1 เล่ม 1 คณะกรรมาธิการยุโรป ดอย : 10.2792/2045 . ISBN 978-92-79-18519-9.
  20. ^ "รหัสการจัดการบันทึก" . หอจดหมายเหตุแห่งชาติ . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2016-02-02
  21. ^ https://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/automated_recordkeeping_requirements.html เก็บถาวร 9 เมษายน 2548 ที่เครื่อง Wayback
  22. ^ http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html เก็บถาวร 16 มีนาคม 2548 ที่ Wayback Machine
  23. ^ http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/function.htm Archived 13 กุมภาพันธ์ 2549 ที่ Wayback Machine
  24. ^ http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644 เก็บถาวร 25 ธันวาคม 2550 ที่ Wayback Machine
  25. ^ "สำเนาที่เก็บถาวร" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2009-02-10 . สืบค้นเมื่อ2008-12-20 .CS1 maint: สำเนาที่เก็บถาวรเป็นชื่อ ( ลิงก์ )
  26. ^ http://www.eneclann.ie/Records_Management/legislation_standards.html เก็บถาวร 5 กุมภาพันธ์ 2552 ที่ Wayback Machine
  27. ^ "สมาคมจดหมายเหตุที่ผ่านการรับรอง: ซ่อนมือของโครงการ Malvine" thesocietyofqualifiedarchivists.blogspot.com . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 17 กรกฎาคม 2552 . สืบค้นเมื่อ9 พฤษภาคม 2018 .
  28. ↑ การ เจรจาเกี่ยวกับเขาวงกตมาตรฐาน RM Archived 11 พฤศจิกายน 2550 ที่ Wayback Machine
  29. ^ "สำเนาที่เก็บถาวร" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2009-02-10 . สืบค้นเมื่อ2008-12-20 .CS1 maint: สำเนาที่เก็บถาวรเป็นชื่อ ( ลิงก์ ) (ในฝรั่งเศส)
  30. ^ "บ้าน - MoReq2" . www.moreq2.eu . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 19 กรกฎาคม 2554 . สืบค้นเมื่อ9 พฤษภาคม 2018 .
  31. ^ "สำเนาที่เก็บถาวร" . ที่เก็บไว้จากเดิมใน 2008/03/02 สืบค้นเมื่อ2008-03-18 .CS1 maint: สำเนาที่เก็บถาวรเป็นชื่อ ( ลิงก์ )
  32. ^ หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลีย. "ระบบจัดการเอกสารและบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDRMS)" . หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลีย. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 2011-10-06.
  33. ^ Public Records Act 2005 เก็บถาวร 2008-10-18 ที่ Wayback Machine

ลิงค์ภายนอก