การจัดการสำนักงาน

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี
ข้ามไปที่การนำทาง ข้ามไปที่การค้นหา

การจัดการสำนักงานเป็นวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ การนำไปใช้ การประเมิน และการบำรุงรักษากระบวนการทำงานภายในสำนักงาน หรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อรักษาและปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การจัดการสำนักงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารธุรกิจโดยรวม และเนื่องจากองค์ประกอบของการจัดการคือการพยากรณ์และการวางแผน การจัดระเบียบ การสั่งการ การควบคุม และการประสานงาน สำนักงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่การจัดการทั้งหมด

การจัดการสำนักงานเป็นเทคนิคในการวางแผน จัดระเบียบ ประสานงานและควบคุมกิจกรรมสำนักงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ความสำเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของสำนักงาน ปริมาณงานกระดาษในสำนักงานเพิ่มขึ้นมากมายในทุกวันนี้ เนื่องจากอุตสาหกรรม การขยายตัวของประชากร การควบคุมของรัฐบาล และการบังคับใช้กฎหมายภาษีและแรงงานต่างๆ กับองค์กรธุรกิจใดๆ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งเป็นคำสำคัญในการบริหารทำได้โดยผ่านการวางแผนและควบคุมกิจกรรมอย่างเหมาะสม การลดต้นทุนสำนักงาน และการประสานงานของกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมด

พูดง่ายๆ ก็คือ การจัดการสำนักงานสามารถกำหนดได้ว่าเป็น "กระบวนการที่ชัดเจนในการวางแผน การจัด การจัดหาพนักงาน การกำกับดูแล การประสานงาน และการควบคุมสำนักงาน เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรธุรกิจใดๆ คำจำกัดความนี้แสดงถึงหน้าที่การจัดการของผู้จัดการฝ่ายบริหาร แผนภาพต่อไปนี้ระบุองค์ประกอบหรือหน้าที่ต่างๆ ในกระบวนการจัดการสำนักงาน

ความสำคัญของการจัดการสำนักงาน

ประเด็นต่อไปนี้ให้ความกระจ่างถึงความสำคัญของการจัดการสำนักงาน:

(i) ช่วยในการบรรลุเป้าหมาย

เป้าหมายหรือเป้าหมายเป็นผลในเชิงปริมาณซึ่งจะต้องทำให้สำเร็จในเวลาที่กำหนด การจัดการทำให้ผู้คนตระหนักถึงเป้าหมายและนำพาความพยายามไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายเหล่านี้

(ii) การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม

การบริหารจัดการช่วยในการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการจะใช้ทรัพยากรที่หายากในแง่ดี ผู้จัดการนำมาซึ่งการประสานงานและบูรณาการทรัพยากรต่างๆ เป็นผู้บริหารที่ชี้แนะบุคลากรในสำนักงานในการใช้ทรัพยากร

(iii) การลดค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายสำนักงานสามารถลดลงได้ภายใต้คำแนะนำและการควบคุมการจัดการที่มีประสิทธิภาพ Office Management ให้ความสำคัญกับการทำกิจกรรมในสำนักงานอย่างดีที่สุดและถูกที่สุด การลดต้นทุนเป็นหนึ่งในเป้าหมายของการจัดการที่สามารถทำได้ผ่านการทำให้งานง่ายขึ้นและการใช้เครื่องจักร ด้วยการวางแผนที่ดีขึ้น การจัดระเบียบที่ดี และการควบคุมที่มีประสิทธิผล การจัดการช่วยให้ข้อกังวลลดต้นทุนและเตรียมองค์กรให้พร้อมเผชิญกับการแข่งขันแบบตัดคอ

(iv) การทำงานที่ราบรื่น

การไหลของงานอย่างต่อเนื่องจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการวางแผนและการควบคุมที่เหมาะสม การจัดการช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะไหลอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น

(v) ช่วยรักษาประสิทธิภาพของสำนักงาน

การจัดการช่วยในการรักษาประสิทธิภาพในสำนักงาน ผู้จัดการไม่เพียงแต่ดำเนินการและให้ผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังอาจทำในลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อมีส่วนทำให้เกิดผลกำไรอีกด้วย

(vi) การจัดการความอยู่รอดและการเติบโต

ฝ่ายบริหารต้องมีบทบาทสำคัญในการรักษาองค์กรให้ดำรงอยู่ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและวิธีการต้องได้รับการคาดการณ์และปรับตัวเพื่อความอยู่รอดและการเติบโต เป็นเพียงการจัดการเท่านั้นที่สามารถทำได้และหล่อหลอมองค์กรในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปเช่นนี้

(vii) นำเสนอนวัตกรรม

นวัตกรรมคือการหาวิธีใหม่ แตกต่าง และดีกว่าในการทำงานที่มีอยู่ ในการวางแผนและจัดการนวัตกรรม ฝ่ายบริหารต้องมีบทบาทสำคัญ ข้อเสนอแนะจากลูกค้า ข้อมูลจากพนักงานขาย จับตาดูกิจกรรมของคู่แข่งอย่างใกล้ชิด ให้แหล่งที่มาของนวัตกรรม

(viii) ช่วยรักษาความสามารถและปลูกฝังความรู้สึกภักดีในเจ้าหน้าที่สำนักงาน

การจัดการที่มีประสิทธิภาพช่วยรักษาพนักงานที่มีความสามารถและทำงานหนักไว้ได้ด้วยการจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะดวกสบาย ผู้จัดการต้องจูงใจพนักงานด้วยการตระหนักและชื่นชมในความสามารถของตน

(ix) ให้ความเป็นผู้นำ

ฝ่ายบริหารให้ความเป็นผู้นำโดยมีอิทธิพลและแนะนำบุคลากรในสำนักงาน ผู้จัดการโน้มน้าวให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานด้วยความเต็มใจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

(x) การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ความสำคัญของการจัดการสำนักงานคือช่วยในการวางแผนการเปลี่ยนแปลงและแนะนำในเวลาที่เหมาะสมและในลักษณะที่ถูกต้อง เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทางเทคโนโลยี ขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ จึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อประสิทธิภาพและความประหยัด ผู้คนต่อต้านการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากขาดความเข้าใจถึงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงและขาดการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใหม่ การจัดการช่วยลดความต้านทานของผู้คนและทำหน้าที่เป็นตัวแทนการเปลี่ยนแปลง

(xi) รักษาการประชาสัมพันธ์

การจัดการสำนักงานช่วยในการปรับปรุงการประชาสัมพันธ์และเพิ่มความนิยมขององค์กรด้วยการจัดการกับความคับข้องใจของผู้บริโภคและประชาชนทั่วไป

(xii) สวัสดิการสังคม

การจัดการมีประโยชน์ไม่เพียงแต่กับองค์กรธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อส่วนต่างๆ ของสังคมด้วย ให้และรักษาการเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์ประเภทต่างๆ ธนาคาร บริษัทประกันภัย หน่วยงานของรัฐ และประชาชนทั่วไป เป็นประโยชน์ต่อสังคมโดยรวมด้วยการให้บริการ

ฟังก์ชั่น

ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและทบทวนระบบ ซึ่งมักจะเน้นที่ผลลัพธ์เฉพาะ เช่น ช่วงเวลาที่ดีขึ้น การหมุนเวียน ผลผลิต การขาย ฯลฯ พวกเขาอาจดูแลหรือจัดการทีมผู้ดูแลระบบ การจัดสรรบทบาท การสรรหาและการฝึกอบรม และการออกการมอบหมายและ โครงการต่างๆ บทบาทดังกล่าวจึงมีความหลากหลาย มักจะรวมถึงความรับผิดชอบในหน้าที่ต่างๆ ที่หลากหลาย เช่น:

ความสามารถส่วนบุคคลที่มีประโยชน์ในบทบาท ได้แก่ ทักษะการแก้ปัญหา ความสามารถในการตัดสินใจที่ดี ความซื่อสัตย์ ความคิดสร้างสรรค์ ความคิดสร้างสรรค์ ความกล้าแสดงออก ความยืดหยุ่น ทักษะการบริหารเวลา และความสามารถในการรับมือกับแรงกดดัน

ดูเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม