ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี
ข้ามไปที่การนำทาง ข้ามไปที่การค้นหา

ระบบ การจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) หรือระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) หรือการจัดการทุนมนุษย์ (HCM) เป็นรูปแบบหนึ่งของ ซอฟต์แวร์ ทรัพยากรบุคคล (HR) ที่รวมระบบและกระบวนการจำนวนหนึ่งเข้าด้วยกันเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะเป็นเรื่องง่าย กระบวนการทางธุรกิจและข้อมูล ธุรกิจใช้ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคลเพื่อรวมฟังก์ชัน HR ที่จำเป็นหลายอย่าง เช่น การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การจัดการเงินเดือน การจัดหางาน การบริหารสวัสดิการ เวลาและการเข้าร่วม การจัดการประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และการติดตามความสามารถและบันทึกการฝึกอบรม

ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทรัพยากรบุคคลในแต่ละวันสามารถจัดการได้และเข้าถึงได้ง่าย มันรวมทรัพยากรมนุษย์เป็นระเบียบวินัย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กิจกรรมและกระบวนการ HR ขั้นพื้นฐานกับสาขาเทคโนโลยีสารสนเทศ ในขณะที่การเขียนโปรแกรมของระบบประมวลผลข้อมูลจะพัฒนาเป็นกิจวัตรที่เป็นมาตรฐานและแพ็คเกจของซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) โดยรวมแล้ว ระบบ ERP เหล่านี้มีต้นกำเนิดมาจากซอฟต์แวร์ที่รวมข้อมูลจากแอปพลิเคชันต่างๆ ไว้ในฐานข้อมูลสากลเดียว การเชื่อมโยงโมดูลการเงินและทรัพยากรบุคคลผ่านฐานข้อมูลเดียวถือเป็นข้อแตกต่างที่สำคัญที่สุดสำหรับรุ่นก่อนๆ ที่พัฒนาขึ้นทีละรายและอย่างเป็นกรรมสิทธิ์ ซึ่งทำให้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์นี้มีความแข็งแกร่งและยืดหยุ่น

ประวัติ

แนวโน้มของระบบจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติและกระบวนการจัดการกำลังคนเริ่มต้นขึ้นในช่วงทศวรรษ 1970 เนื่องจากเทคโนโลยีที่จำกัดและคอมพิวเตอร์เมนเฟรมบริษัทต่างๆ ยังคงพึ่งพาการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพื่อดำเนินการประเมินพนักงานและจัดทำรายงานแบบดิจิทัล [ ต้องการการอ้างอิง ]

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ระบบแรกที่รวมฟังก์ชันด้านทรัพยากรบุคคลคือSAP R/2 (ต่อมาจะถูกแทนที่ด้วย R/3 และ S/4hana) ซึ่งเปิดตัวในปี 2522 ระบบนี้ให้ผู้ใช้มีความเป็นไปได้ในการรวมข้อมูลองค์กรจริง เวลาและควบคุมกระบวนการจากสภาพแวดล้อมเมนเฟรมเดียว ระบบ HR ที่ได้รับความนิยมในปัจจุบันจำนวนมากยังคงมีฟังก์ชัน ERP และบัญชีเงินเดือนอยู่พอสมควร

ระบบไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์ที่เน้น HR ทั้งหมดสำหรับตลาดองค์กรคือPeopleSoftซึ่งเปิดตัวในปี 2530 และซื้อในภายหลังโดยOracleในปี 2548 PeopleSoft เป็นโฮสต์และอัปเดตโดยลูกค้า แซงหน้าแนวคิดสภาพแวดล้อมเมนเฟรมที่ได้รับความนิยม Oracle ยังได้พัฒนา ระบบ BPM ที่คล้ายกันหลาย ระบบเพื่อทำให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงOracle Cloud HCM [1] [2]

เริ่มตั้งแต่ช่วงปลายทศวรรษ 1990 ผู้จำหน่าย HR เช่น Softscape เริ่มให้บริการ HR ที่โฮสต์บนคลาวด์ เพื่อทำให้เทคโนโลยีนี้สามารถเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับทีมขนาดเล็กและห่างไกล แทนที่จะเป็นไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์ บริษัทต่างๆ เริ่มใช้บัญชีออนไลน์บนพอร์ทัลบนเว็บเพื่อเข้าถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน แอปพลิเคชั่นมือถือก็กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น

เทคโนโลยี HRIS และ HRMS ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลไม่ต้องสนใจงานธุรการแบบเดิมๆ และใส่ไว้เป็นทรัพย์สินเชิงกลยุทธ์ของบริษัท ตัวอย่างเช่น บทบาทเหล่านี้รวมถึงการพัฒนาพนักงาน เช่นเดียวกับการวิเคราะห์พนักงานเพื่อกำหนดเป้าหมายพื้นที่ที่มีความสามารถสูง

ฟังก์ชั่น

หน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารและส่วนรวมของทุกองค์กร องค์กรอาจมีกระบวนการคัดเลือก ประเมิน และจ่ายเงินเดือนอย่างเป็นทางการ การจัดการ " ทุนมนุษย์ " ได้ก้าวหน้าไปสู่กระบวนการที่ซับซ้อนและจำเป็น ฟังก์ชัน HR ประกอบด้วยการติดตามข้อมูลพนักงานที่มีอยู่ ซึ่งรวมถึงประวัติส่วนตัว ทักษะ ความสามารถ ความสำเร็จ และเงินเดือน เพื่อลดภาระงานด้วยตนเองของกิจกรรมการบริหารเหล่านี้ องค์กรต่างๆ ได้เริ่มดำเนินการหลายขั้นตอนเหล่านี้โดยอัตโนมัติด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยแนะนำระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลเฉพาะทาง

ผู้บริหาร HR พึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีภายในหรือภายนอกในการพัฒนาและบำรุงรักษา HRMS แบบบูรณาการ ก่อนที่ สถาปัตยกรรม ไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์จะพัฒนาขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ 1980 กระบวนการอัตโนมัติของ HR จำนวนมากถูกลดระดับเป็นคอมพิวเตอร์เมนเฟรมที่สามารถจัดการธุรกรรมข้อมูลจำนวนมากได้ สืบเนื่องมาจากการลงทุนจำนวนมากที่จำเป็นในการซื้อหรือเขียนโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ HRMS ที่พัฒนาภายในเหล่านี้จึงถูกจำกัดไว้สำหรับองค์กรที่มีเงินทุนจำนวนมาก การถือกำเนิดของไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์ผู้ให้บริการแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ในฐานะบริการ (SaaS) หรือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลทำให้สามารถควบคุมการดูแลระบบที่สูงขึ้นของระบบดังกล่าวได้ ปัจจุบัน ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์มักจะครอบคลุมถึง:

  1. พนักงานรักษาความปลอดภัย
  2. การจ้างงาน
  3. การเริ่มต้นใช้งานและการเลิกใช้งาน
  4. การบริหาร
  5. การจัดการเงินเดือน
  6. ติดตามและจัดการผลประโยชน์ของพนักงาน
  7. การวางแผนทรัพยากรบุคคล
  8. การ สรรหา/ การจัดการเรียนรู้
  9. การบริหารและประเมินผล การปฏิบัติงาน
  10. พนักงานบริการตนเอง
  11. การจัดตารางเวลาและการจัดการโรตา
  12. การจัดการการขาดเรียน
  13. การจัดการลาออก
  14. การ รายงานและการวิเคราะห์
  15. การมอบหมายงานใหม่ของพนักงาน
  16. การจัดการข้อข้องใจโดยทำตามแบบอย่าง

โมดูลบัญชีเงินเดือนทำให้กระบวนการจ่ายเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวลาและการเข้าร่วมของพนักงาน คำนวณการหักเงินและภาษีต่างๆ และสร้างเช็คจ่ายเป็นงวดและรายงานภาษีพนักงาน โดยทั่วไป ข้อมูลจะถูกป้อนจากทรัพยากรบุคคลและโมดูลการจับเวลาเพื่อคำนวณเงินฝากอัตโนมัติและความสามารถในการเขียนเช็คด้วยตนเอง โมดูลนี้สามารถรวมธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดรวมทั้งรวมเข้ากับระบบการจัดการทางการเงินที่มีอยู่

โมดูลเวลาและการเข้างานจะรวบรวมเวลามาตรฐานและความพยายามที่เกี่ยวข้องกับงาน โมดูลที่ทันสมัยที่สุดให้ความยืดหยุ่นในวงกว้างในวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล ความสามารถในการแจกจ่ายแรงงาน และคุณลักษณะการวิเคราะห์ข้อมูล เมตริกการวิเคราะห์ต้นทุนและประสิทธิภาพเป็นหน้าที่หลัก

โมดูลการบริหารสวัสดิการจัดให้มีระบบสำหรับองค์กรในการบริหารและติดตามการมีส่วนร่วมของพนักงานในโครงการสวัสดิการ โดยทั่วไปรวมถึงการประกันภัย ค่าตอบแทน การแบ่งปันผลกำไร และการเกษียณอายุ

โมดูลการจัดการ HRเป็นองค์ประกอบที่ครอบคลุมด้าน HR อื่น ๆ มากมายตั้งแต่การสมัครจนถึงการเกษียณอายุ ระบบจะบันทึกข้อมูลประชากรและที่อยู่พื้นฐาน การคัดเลือก การฝึกอบรมและการพัฒนา การจัดการความสามารถและทักษะ บันทึกการวางแผนค่าตอบแทน และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ระบบระดับแนวหน้าช่วยให้สามารถ "อ่าน" แอปพลิเคชันและป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในช่องฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แจ้งนายจ้างและจัดให้มีการจัดการตำแหน่งและการควบคุมตำแหน่ง ฟังก์ชันการจัดการทรัพยากรบุคคลเกี่ยวข้องกับการสรรหา ตำแหน่ง การประเมิน ค่าตอบแทน และการพัฒนาพนักงานขององค์กร ในขั้นต้น ธุรกิจต่างๆ ใช้ระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์เพื่อ:

  • จัดทำเช็คเงินเดือนและรายงานเงินเดือน
  • รักษาบันทึกบุคลากร
  • ไล่ตามการจัดการความสามารถ

การสรรหาบุคลากรออนไลน์ได้กลายเป็นหนึ่งในวิธีการหลักที่แผนกทรัพยากรบุคคลใช้เพื่อรวบรวมผู้ที่มีศักยภาพสำหรับตำแหน่งงานว่างภายในองค์กร ระบบการจัดการผู้มีความสามารถพิเศษหรือโมดูลการ สรรหา [3]นำเสนอโซลูชันการว่าจ้างแบบบูรณาการสำหรับ HRMS ซึ่งโดยทั่วไปจะรวมถึง:

  • วิเคราะห์การใช้บุคลากรภายในองค์กร
  • ระบุผู้สมัครที่มีศักยภาพ
  • การสรรหาผ่านรายชื่อที่ต้องเผชิญกับบริษัท
  • การสรรหาผ่านเว็บไซต์จัดหางานออนไลน์หรือสิ่งพิมพ์ที่ทำการตลาดให้กับทั้งนายหน้าและผู้สมัคร
  • การวิเคราะห์ภายในกระบวนการจ้างงาน (เวลาในการจ้าง แหล่งที่มาของการจ้างงาน การหมุนเวียน);
  • การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าโฆษณางานและการเริ่มต้นผู้สมัครเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล

ต้นทุนที่สำคัญที่เกิดขึ้นในการรักษาความพยายามในการสรรหาที่เป็นระบบ การโพสต์ข้ามภายในและทั่วทั้งกระดานงานทั่วไปหรือเฉพาะอุตสาหกรรม และการรักษาความสามารถในการแข่งขันของความพร้อมได้ก่อให้เกิดการพัฒนา โมดูล ระบบติดตามผู้สมัคร โดยเฉพาะ (ATS)

โมดูลการฝึกอบรมจัดให้มีระบบสำหรับองค์กรในการบริหารและติดตามการฝึกอบรมพนักงานและความพยายามในการพัฒนา ระบบที่ปกติเรียกว่า "ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้" (LMS) หากเป็นผลิตภัณฑ์แบบสแตนด์อโลน ช่วยให้ HR สามารถติดตามการศึกษา คุณวุฒิ และทักษะของพนักงานได้ตลอดจนสรุปหลักสูตรการฝึกอบรม หนังสือ ซีดี การเรียนรู้ผ่านเว็บหรือ วัสดุที่มีอยู่เพื่อพัฒนาทักษะใด จากนั้นจะสามารถเสนอหลักสูตรในเซสชั่นเฉพาะวันที่ โดยมีการแมปและจัดการผู้ได้รับมอบหมายและทรัพยากรการฝึกอบรมภายในระบบเดียวกัน LMS ที่ซับซ้อนช่วยให้ผู้จัดการอนุมัติการฝึกอบรม งบประมาณ และปฏิทินควบคู่ไปกับการจัดการประสิทธิภาพและเมตริกการประเมิน

โมดูลการบริการตนเองของพนักงานช่วยให้พนักงานสามารถสอบถามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ HR และทำธุรกรรม HR บางอย่างผ่านระบบได้ พนักงานสามารถสอบถามบันทึกการเข้างานจากระบบโดยไม่ต้องสอบถามข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล โมดูลนี้ยังช่วยให้ผู้บังคับบัญชาอนุมัติคำขอ OT จากผู้ใต้บังคับบัญชาผ่านระบบโดยไม่ทำให้งานมากเกินไปในแผนกทรัพยากรบุคคล

หลายองค์กรได้ก้าวไปไกลกว่าฟังก์ชันเดิมๆ และพัฒนาระบบข้อมูลการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งสนับสนุนการสรรหา การคัดเลือก การจ้างงาน ตำแหน่งงาน การประเมินประสิทธิภาพ การวิเคราะห์ผลประโยชน์ของพนักงาน สุขภาพ ความปลอดภัย และความมั่นคง ในขณะที่องค์กรอื่นๆ รวมเอาระบบติดตามผู้สมัครจากภายนอกที่ ครอบคลุมส่วนย่อยของข้างต้น

โมดูล การวิเคราะห์ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มมูลค่าของการนำ HRMS ไปใช้งานโดยการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ HR เพื่อใช้กับแพลตฟอร์มข่าวกรองธุรกิจอื่นๆ ตัวอย่างเช่น องค์กรรวมเมตริก HR กับข้อมูลธุรกิจอื่นๆ เพื่อระบุแนวโน้มและความผิดปกติในการนับจำนวนพนักงาน เพื่อคาดการณ์ผลกระทบของการลาออกของพนักงานที่มีต่อผลผลิตในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันมี HRMS หรือ HRIS หลายประเภท ซึ่งบางประเภทมักจะเป็นแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ใช้เครื่องในเครื่อง อีกประเภทหลักคือระบบออนไลน์บนคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์

โมดูลการฝึกอบรมพนักงานช่วยให้องค์กรสามารถเข้าติดตามและจัดการการฝึกอบรมพนักงานและพนักงานได้ สามารถบันทึกกิจกรรมแต่ละประเภทพร้อมกับข้อมูลเพิ่มเติมได้ ประสิทธิภาพของพนักงานหรือพนักงานแต่ละคนจะถูกจัดเก็บและสามารถเข้าถึงได้ผ่านโมดูล Analytics

โมดูลการ กำหนดพนักงาน ใหม่ เป็นฟังก์ชันเพิ่มเติมล่าสุดของ HRMS โมดูลนี้มีฟังก์ชันของการโอน การเลื่อนตำแหน่ง การแก้ไขการจ่าย การกำหนดใหม่ การมอบหมาย การยืนยัน การเปลี่ยนแปลงโหมดการจ่ายเงิน และแบบฟอร์มจดหมาย

พนักงานบริการตนเอง

การบริการตนเองของพนักงาน (ESS) ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงบันทึกและรายละเอียดส่วนบุคคลได้ ฟีเจอร์ ESS รวมถึงการอนุญาตให้พนักงานเปลี่ยนรายละเอียดการติดต่อ ข้อมูลการธนาคาร และสิทธิประโยชน์ ESS ยังอนุญาตให้มีงานธุรการ เช่น การขอลา การดู ประวัติการ ขาดงานการตรวจสอบใบบันทึกเวลาและงาน การสอบถามเกี่ยวกับโครงการเงินกู้ที่มีอยู่ การขอจ่ายค่าล่วงเวลา การดูประวัติการชดเชย และการส่งสลิปการชำระเงินคืน ด้วยการเกิดขึ้นของ ESS พนักงานสามารถทำธุรกรรมกับ สำนักงาน ทรัพยากรบุคคลได้จากระยะไกล

ด้วยคุณสมบัติ ESS พนักงานสามารถรับผิดชอบงานปัจจุบัน การพัฒนาทักษะ และการวางแผนอาชีพได้มากขึ้น ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของ HRIS จะมีการให้ข้อเสนอแนะสำหรับโปรไฟล์ทักษะ การฝึกอบรมและการเรียนรู้ การกำหนดวัตถุประสงค์ การประเมินและการรายงาน/การวิเคราะห์ [4]ระบบเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจากระยะไกล ซึ่งพนักงานมีความคล่องตัวสูง มีการทำงานที่ยืดหยุ่นหรือไม่ร่วมกับผู้จัดการของตน [4]

ดูเพิ่มเติม

อ้างอิง

  1. ^ "Oracle เปิดตัว Subscription Management และ CX Unity, อัปเดต HCM Cloud และ Data Cloud " เวนเจอร์บีท 22 ตุลาคม 2561 . สืบค้นเมื่อ14 เมษายน 2022 .
  2. ^ "Oracle เปิดตัวความสามารถใหม่สำหรับข้อเสนอ Oracle Fusion Cloud SCM " www.logisticsmgmt.com . สืบค้นเมื่อ14 เมษายน 2022 .
  3. ^ "HRMS สำหรับการรับสมัคร: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้" . www.hrmsworld.com . สืบค้นเมื่อ12 กันยายน 2018 .
  4. อรรถเป็น "ต้นขั้วจ่ายอิเล็กทรอนิกส์: รายงานผู้ว่าการและสภานิติบัญญัติ" (PDF ) Osc.state.ny.us (รัฐนิวยอร์ก) . 12 กุมภาพันธ์ 2552 . สืบค้นเมื่อ4 พฤษภาคม 2014 .

อ่านเพิ่มเติม

  • ไมเออร์, คริสเตียน; ลอเมอร์, สเวน; เอคฮาร์ด, อันเดรียส; Weitzel, ทิม (กันยายน 2013). "การวิเคราะห์ผลกระทบของการใช้งาน HRIS ต่อความพึงพอใจในงานของบุคลากร HR และความตั้งใจในการหมุนเวียน" วารสารระบบสารสนเทศเชิงยุทธศาสตร์ . 22 (3): 193–207. ดอย : 10.1016/j.jsis.2012.09.001 .