ระบบจัดการเอกสาร

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี
ข้ามไปที่การนำทาง ข้ามไปที่การค้นหา

ระบบการจัดการเอกสาร ( DMS ) เป็นระบบที่ใช้ในการได้รับการติดตามการจัดการและจัดเก็บเอกสารและลดการใช้กระดาษ ส่วนใหญ่สามารถเก็บบันทึกเวอร์ชันต่างๆ ที่สร้างและแก้ไขโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกัน (การติดตามประวัติ) ในกรณีของการจัดการเอกสารดิจิทัลระบบดังกล่าวจะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นหลัก คำที่มีบางส่วนทับซ้อนกับแนวความคิดของระบบการจัดการเนื้อหา มันมักจะถูกมองว่าเป็นส่วนประกอบของการจัดการเนื้อหาขององค์กรระบบ (ECM) และที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล , ภาพเอกสาร , เวิร์กโฟลว์ระบบและการจัดการระเบียนระบบ

ประวัติ

เริ่มตั้งแต่ช่วงปี 1980 ผู้ค้าจำนวนหนึ่งเริ่มพัฒนาระบบซอฟต์แวร์เพื่อจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ ระบบเหล่านี้จัดการกับเอกสารที่เป็นกระดาษซึ่งรวมถึงเอกสารที่พิมพ์และตีพิมพ์แล้วเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปถ่ายงานพิมพ์ ฯลฯ

พัฒนาต่อมาเริ่มเขียนประเภทที่สองของระบบซึ่งสามารถจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นเอกสารทั้งหมดเหล่านั้นหรือไฟล์ที่สร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์และมักจะเก็บไว้ในท้องถิ่นของผู้ใช้ไฟล์ระบบการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก่าแก่ที่สุด (EDM) ระบบการจัดการอย่างใดอย่างหนึ่งประเภทไฟล์ที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือมีจำนวน จำกัด ของรูปแบบไฟล์หลายระบบเหล่านี้ในภายหลัง[ เมื่อไร? ]กลายเป็นที่รู้จักในชื่อระบบภาพเอกสารเพราะเน้นการจับภาพ จัดเก็บ จัดทำดัชนี และเรียกค้นรูปแบบไฟล์ภาพ. ระบบ EDM พัฒนาขึ้นจนถึงจุดที่ระบบสามารถจัดการรูปแบบไฟล์ประเภทใดก็ได้ที่สามารถจัดเก็บไว้ในเครือข่ายได้ แอปพลิเคชันเติบโตขึ้นเพื่อครอบคลุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เครื่องมือในการทำงานร่วมกันความปลอดภัย เวิร์กโฟลว์ และความสามารถในการ ตรวจสอบ

ระบบเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถบันทึกแฟกซ์และแบบฟอร์ม บันทึกสำเนาเอกสารเป็นรูปภาพ และจัดเก็บไฟล์รูปภาพในที่เก็บเพื่อความปลอดภัยและเรียกค้นข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว (สามารถดึงข้อมูลได้เนื่องจากระบบจัดการการแยกข้อความออกจากเอกสาร ในกระบวนการจับภาพ และฟังก์ชันตัวสร้างดัชนีข้อความให้ความสามารถในการดึงข้อความ )

ในขณะที่ระบบ EDM จำนวนมากในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์พื้นเมืองของพวกเขา (Microsoft Word หรือ Excel, PDF) บาง Web-based ระบบการจัดการเอกสารเป็นจุดเริ่มต้นไปยังเนื้อหาที่จัดเก็บในรูปแบบของHTMLระบบการจัดการเอกสารแบบ HTML เหล่านี้สามารถทำหน้าที่เป็นระบบเผยแพร่หรือระบบการจัดการนโยบาย[1] เนื้อหาถูกจับโดยใช้ตัวแก้ไขที่ใช้เบราว์เซอร์หรือการนำเข้าและการแปลงที่ไม่ใช่เนื้อหา HTML การจัดเก็บเอกสารเป็น HTML ช่วยให้เวิร์กโฟลว์ข้อความเต็มง่ายขึ้น เนื่องจากเสิร์ชเอ็นจิ้นส่วนใหญ่จัดการกับ HTML แบบเนทีฟ DMS ที่ไม่มีรูปแบบการจัดเก็บ HTML จำเป็นต้องแยกข้อความออกจากรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ ทำให้ขั้นตอนการค้นหาข้อความแบบเต็มซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย

ความสามารถในการค้นหารวมทั้งคำสั่งบูล , การวิเคราะห์กลุ่มและเกิด[2]ได้กลายเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของ DMS เป็นผู้ใช้สามารถใช้ปลูกเพื่อการค้นหาอินเทอร์เน็ตและใช้เวลาน้อยกว่าการจัดระเบียบเนื้อหาของพวกเขา

ส่วนประกอบ

ระบบการจัดการเอกสารมักจัดเตรียมการจัดเก็บ การกำหนดเวอร์ชัน ข้อมูลเมตา การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนความสามารถในการจัดทำดัชนีและการดึงข้อมูล นี่คือคำอธิบายของส่วนประกอบเหล่านี้:

หัวข้อ คำอธิบาย
ข้อมูลเมตา โดยทั่วไปข้อมูลเมตาจะถูกเก็บไว้สำหรับแต่ละเอกสาร ตัวอย่างเช่นข้อมูลเมตาอาจรวมถึงวันที่ที่จะจัดเก็บเอกสารและข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ที่จัดเก็บไว้ DMS อาจดึงข้อมูลเมตาจากเอกสารโดยอัตโนมัติหรือแจ้งให้ผู้ใช้เพิ่มข้อมูลเมตา บางระบบยังใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงบนภาพที่สแกน หรือทำการแยกข้อความในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความที่แยกออกมาสามารถใช้เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการค้นหาเอกสารโดยระบุคำสำคัญที่น่าจะเป็นหรือจัดเตรียมความสามารถในการค้นหาข้อความแบบเต็ม หรือสามารถใช้ด้วยตัวเอง ข้อความที่แยกออกมายังสามารถจัดเก็บเป็นส่วนประกอบของข้อมูลเมตา จัดเก็บพร้อมกับเอกสาร หรือแยกจากเอกสารเป็นแหล่งสำหรับค้นหาคอลเลกชั่นเอกสาร [3]
บูรณาการ ระบบการจัดการเอกสารจำนวนมากพยายามจัดเตรียมฟังก์ชันการจัดการเอกสารให้กับแอปพลิเคชันอื่นโดยตรง เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกเอกสารที่มีอยู่ได้โดยตรงจากที่เก็บข้อมูลระบบการจัดการเอกสาร ทำการเปลี่ยนแปลง และบันทึกเอกสารที่เปลี่ยนแปลงกลับไปยังที่เก็บเป็นเวอร์ชันใหม่ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องออก แอปพลิเคชัน การผสานรวมดังกล่าวมักใช้ได้กับเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย เช่นการจัดการเวิร์กโฟลว์และระบบการจัดการเนื้อหาโดยทั่วไปจะผ่านApplication Programming Interface (API) โดยใช้มาตรฐานแบบเปิด เช่นODMA , LDAP , WebDAVและSOAPหรือRESTful web services [4][5]
การจับกุม การจับภาพนั้นเกี่ยวข้องกับการยอมรับและประมวลผลภาพเอกสารที่เป็นกระดาษจากเครื่องสแกนหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเป็นหลัก ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) มักใช้ ไม่ว่าจะรวมอยู่ในฮาร์ดแวร์หรือเป็นซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลน เพื่อแปลงภาพดิจิทัลเป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ ซอฟต์แวร์การรู้จำเครื่องหมายด้วยแสง (OMR) บางครั้งใช้เพื่อดึงค่าของช่องทำเครื่องหมายหรือฟองอากาศ การจับภาพอาจเกี่ยวข้องกับการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์ทางคอมพิวเตอร์อื่นๆ [6]
การตรวจสอบข้อมูล กฎการตรวจสอบข้อมูลสามารถตรวจสอบความล้มเหลวของเอกสาร ลายเซ็นที่ขาดหายไป ชื่อที่สะกดผิด และปัญหาอื่นๆ โดยแนะนำตัวเลือกการแก้ไขแบบเรียลไทม์ก่อนนำเข้าข้อมูลไปยัง DMS การประมวลผลเพิ่มเติมในรูปแบบของการประสานกันและการเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อมูลอาจนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล [7] [8]
การจัดทำดัชนี การทำดัชนีติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การทำดัชนีอาจทำได้ง่ายเพียงแค่ติดตามตัวระบุเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน แต่มักใช้รูปแบบที่ซับซ้อนกว่า โดยจัดประเภทผ่านข้อมูลเมตาของเอกสาร หรือแม้แต่ดัชนีคำที่ดึงมาจากเนื้อหาของเอกสาร การทำดัชนีมีอยู่เพื่อสนับสนุนการสืบค้นและการดึงข้อมูลเป็นหลัก ประเด็นสำคัญประการหนึ่งสำหรับการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็วคือการสร้างโทโพโลยีดัชนีหรือแบบแผน [9]
พื้นที่จัดเก็บ จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสารมักจะรวมถึงการจัดการเอกสารเดียวกันเหล่านั้น ที่พวกเขาจะถูกเก็บไว้ นานเท่าใด การย้ายเอกสารจากสื่อบันทึกหนึ่งไปยังอีกสื่อหนึ่ง ( การจัดการหน่วยเก็บข้อมูลแบบลำดับชั้น ) และการทำลายเอกสารในท้ายที่สุด
การดึงข้อมูล เรียกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ แม้ว่าแนวคิดในการเรียกเอกสารบางฉบับจะเป็นเรื่องง่าย แต่การดึงข้อมูลในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์อาจค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ รองรับการดึงเอกสารแต่ละฉบับอย่างง่ายโดยอนุญาตให้ผู้ใช้ระบุตัวระบุเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน และให้ระบบใช้ดัชนีพื้นฐาน (หรือแบบสอบถามที่ไม่ได้ทำดัชนีในที่เก็บข้อมูล) เพื่อดึงเอกสาร[9]การดึงข้อมูลที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้นทำให้ผู้ใช้สามารถระบุคำค้นหาบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับตัวระบุเอกสารและ/หรือบางส่วนของข้อมูลเมตาที่คาดไว้ โดยทั่วไปจะส่งคืนรายการเอกสารที่ตรงกับข้อความค้นหาของผู้ใช้ บางระบบมีความสามารถในการระบุนิพจน์บูลีนมีคำหลักหรือวลีตัวอย่างหลายคำที่คาดว่าจะมีอยู่ในเนื้อหาของเอกสาร การดึงข้อมูลสำหรับการค้นหาประเภทนี้อาจได้รับการสนับสนุนโดยดัชนีที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้[9]หรืออาจทำการค้นหาที่ใช้เวลานานมากขึ้นผ่านเนื้อหาของเอกสารเพื่อส่งคืนรายการเอกสารที่อาจเกี่ยวข้อง ดูเพิ่มเติมการดึงเอกสาร
การกระจาย เอกสารที่พร้อมจำหน่ายจะต้องอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย โดยปกติแล้วจะไม่ใช้สำเนาต้นแบบต้นฉบับของเอกสารเพื่อแจกจ่าย ค่อนข้างลิงก์อิเล็กทรอนิกส์ไปยังเอกสารนั้นเป็นเรื่องธรรมดา หากต้องแจกจ่ายเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในสภาพแวดล้อมการกำกับดูแล จะต้องเป็นไปตามเกณฑ์เพิ่มเติม ซึ่งรวมถึงการรับรองความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับและการกำหนดเวอร์ชัน แม้กระทั่งข้ามระบบอื่นๆ [10]แนวทางนี้ใช้กับทั้งสองระบบโดยที่เอกสารจะถูกแลกเปลี่ยนระหว่างกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารมีความจำเป็น
ความปลอดภัย ความปลอดภัยของเอกสารมีความสำคัญในแอปพลิเคชันการจัดการเอกสารจำนวนมาก ข้อกำหนดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเอกสารบางอย่างอาจค่อนข้างซับซ้อน ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกามาตรฐานต่างๆ เช่นISO 9001และISO 13485ตลอดจนระเบียบข้อบังคับของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาแห่งสหรัฐอเมริกากำหนดว่าควรจัดการกับกระบวนการควบคุมเอกสารอย่างไร [11]ระบบการจัดการเอกสารอาจมีโมดูลการจัดการสิทธิ์ที่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามประเภทแก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลเท่านั้น การทำเครื่องหมายเอกสารในขณะที่พิมพ์หรือสร้าง PDF เป็นองค์ประกอบสำคัญในการป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือการใช้งานโดยไม่ได้ตั้งใจ
เวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และระบบการจัดการเอกสารบางระบบมีโมดูลเวิร์กโฟลว์ในตัว[12]หรือสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ได้[5]เวิร์กโฟลว์มีหลายประเภท การใช้งานขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมที่ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองกำหนดให้ผู้ใช้ดูเอกสารและตัดสินใจว่าจะส่งไปให้ใคร เวิร์กโฟลว์ตามกฎช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างกฎที่กำหนดโฟลว์ของเอกสารผ่านองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จะผ่านกระบวนการอนุมัติ จากนั้นจึงถูกส่งไปยังแผนกบัญชี-เจ้าหนี้ กฎแบบไดนามิกอนุญาตให้สร้างสาขาในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างง่ายๆ คือการป้อนจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ และหากจำนวนเงินต่ำกว่าจำนวนที่กำหนดไว้ จะเป็นไปตามเส้นทางต่างๆ ทั่วทั้งองค์กร กลไกเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงสามารถจัดการเนื้อหาหรือส่งสัญญาณกระบวนการภายนอกในขณะที่กฎเหล่านี้มีผลบังคับใช้
การทำงานร่วมกัน การทำงานร่วมกันควรมีอยู่ใน EDMS ในรูปแบบพื้นฐาน EDMS ที่ทำงานร่วมกันควรอนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเรียกค้นและดำเนินการเอกสารได้ ผู้ใช้รายอื่นควรบล็อกการเข้าถึงในขณะที่กำลังทำงานบนเอกสาร รูปแบบขั้นสูงอื่นๆ ของการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถดูและแก้ไข (หรือมาร์กอัป) เอกสารได้พร้อมกัน เอกสารผลลัพธ์มีความครอบคลุม รวมถึงส่วนเพิ่มเติมของผู้ใช้ทั้งหมด การทำงานร่วมกันภายในระบบการจัดการเอกสารหมายความว่ามีการบันทึกมาร์กอัปต่างๆ ของผู้ใช้แต่ละรายในระหว่างเซสชันการทำงานร่วมกัน ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบประวัติเอกสารได้ [13]
การกำหนดเวอร์ชัน การกำหนดเวอร์ชันเป็นกระบวนการที่เอกสารถูกเช็คอินหรือออกจากระบบการจัดการเอกสาร ทำให้ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าและทำงานต่อจากจุดที่เลือกได้ การกำหนดเวอร์ชันมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่เปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไปและต้องมีการอัปเดต แต่อาจจำเป็นต้องย้อนกลับไปหรืออ้างอิงสำเนาก่อนหน้า [13]
กำลังค้นหา การค้นหาจะค้นหาเอกสารและโฟลเดอร์โดยใช้แอตทริบิวต์เทมเพลตหรือค้นหาข้อความแบบเต็ม สามารถค้นหาเอกสารได้โดยใช้แอตทริบิวต์และเนื้อหาเอกสารต่างๆ
การค้นหาแบบสหพันธรัฐ หมายถึงความสามารถในการขยายความสามารถในการค้นหาเพื่อดึงผลลัพธ์จากแหล่งต่างๆ หรือจาก DMS หลายรายการภายในองค์กร [14]
สำนักพิมพ์ การเผยแพร่เอกสารเกี่ยวข้องกับขั้นตอนของการพิสูจน์อักษร การตรวจสอบโดยเพื่อนหรือสาธารณะ การอนุญาต การพิมพ์และการอนุมัติ ฯลฯ ขั้นตอนเหล่านั้นช่วยให้มั่นใจได้ถึงความรอบคอบและการคิดอย่างมีตรรกะ การจัดการที่ไม่ระมัดระวังอาจส่งผลให้เอกสารไม่ถูกต้อง และทำให้ผู้ใช้และผู้อ่านเข้าใจผิดหรือไม่พอใจ ในอุตสาหกรรมที่ควบคุมด้วยกฎหมาย ขั้นตอนบางอย่างต้องเสร็จสิ้นตามหลักฐานที่มีลายเซ็นและวันที่ลงนามในเอกสาร อ้างถึงแผนกISOของ ICS 01.140.40 และ 35.240.30 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม [15] [16]

เอกสารที่เผยแพร่ควรอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยปราศจากความรู้หรือเครื่องมือเฉพาะ แต่ยังเป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือพกพาได้ [17]

การทำสำเนาเอกสาร การทำสำเนาเอกสาร/รูปภาพมักมีความจำเป็นภายในระบบการจัดการเอกสาร และควรพิจารณาอุปกรณ์ส่งออกที่รองรับและความสามารถในการทำซ้ำ [18]

การทำให้เป็นมาตรฐาน

สมาคมอุตสาหกรรมหลายแห่งเผยแพร่รายการมาตรฐานการควบคุมเอกสารเฉพาะของตนเองซึ่งใช้ในสาขาเฉพาะของตน ต่อไปนี้เป็นรายการเอกสาร ISO ที่เกี่ยวข้องบางส่วน แผนก ICS 01.140.10 และ 01.140.20 [19] [20] ISO ยังได้ตีพิมพ์ชุดมาตรฐานเกี่ยวกับเอกสารทางเทคนิคซึ่งครอบคลุมโดยแผนก 01.110 (21)

  • ISO 2709ข้อมูลและเอกสารประกอบ – รูปแบบการแลกเปลี่ยนข้อมูล
  • ข้อมูลและเอกสารประกอบISO 15836ชุดองค์ประกอบข้อมูลเมตาของDublin Core
  • ISO 15489ข้อมูลและเอกสาร – การจัดการบันทึก
  • ISO 21127ข้อมูลและเอกสารประกอบ – อภิปรัชญาอ้างอิงสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลมรดกวัฒนธรรม
  • ISO 23950ข้อมูลและเอกสารประกอบ – การดึงข้อมูล (Z39.50) – ข้อกำหนดบริการแอปพลิเคชันและข้อกำหนดโปรโตคอล
  • การจัดการเอกสารISO 10244 – พื้นฐานกระบวนการทางธุรกิจและการวิเคราะห์
  • การจัดการเอกสารISO 32000 – รูปแบบเอกสารแบบพกพา
  • ข้อกำหนดISO/IEC_27001สำหรับระบบการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล

การควบคุมเอกสาร

กฎระเบียบของรัฐบาลกำหนดให้บริษัทที่ทำงานในอุตสาหกรรมบางประเภทต้องควบคุมเอกสารของตน อุตสาหกรรมเหล่านี้รวมถึงการบัญชี (เช่น 8th EU Directive , Sarbanes–Oxley Act ) ความปลอดภัยของอาหาร (เช่นFood Safety Modernization Actในสหรัฐอเมริกา) ISO (ที่กล่าวถึงข้างต้น) การผลิตเครื่องมือแพทย์ ( FDA ) การผลิตเลือด มนุษย์ เซลล์และผลิตภัณฑ์เนื้อเยื่อ (FDA) การดูแลสุขภาพ ( JCAHO ) และเทคโนโลยีสารสนเทศ ( ITIL ) [22] อุตสาหกรรมบางประเภททำงานภายใต้ข้อกำหนดในการควบคุมเอกสารที่เข้มงวดขึ้นเนื่องจากประเภทของข้อมูลที่พวกเขาเก็บไว้เพื่อความเป็นส่วนตัว การรับประกัน หรือวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด ตัวอย่างรวมถึงข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง(PHI) ตามที่กำหนดโดยHIPAAหรือเอกสารโครงการก่อสร้างที่จำเป็นสำหรับระยะเวลาการรับประกัน แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ (ISSP) สามารถกำหนดระบบข้อมูลองค์กรในช่วงระยะกลางถึงระยะยาว [23]

เอกสารที่จัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสาร เช่น ขั้นตอน คำแนะนำในการทำงาน และคำชี้แจงนโยบาย ให้หลักฐานของเอกสารที่อยู่ภายใต้การควบคุม การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้เกิดค่าปรับ การสูญเสียธุรกิจ หรือความเสียหายต่อชื่อเสียงของธุรกิจ

ต่อไปนี้เป็นส่วนสำคัญของการควบคุมเอกสาร:

  • ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่
    • บทวิจารณ์และการอนุมัติ
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขอย่างชัดเจน
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องเวอร์ชันที่เกี่ยวข้องมีอยู่ใน "จุดใช้งาน"
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงอ่านง่ายและสามารถระบุตัวได้
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุและควบคุมเอกสารภายนอก (เช่นเอกสารที่ลูกค้าจัดหาหรือคู่มือซัพพลายเออร์)
  • ป้องกันการใช้เอกสารที่ล้าสมัยโดยไม่ได้ตั้งใจ

DM แบบบูรณาการ

การจัดการเอกสารแบบบูรณาการประกอบด้วยเทคโนโลยี เครื่องมือ และวิธีการที่ใช้ในการรวบรวม จัดการ จัดเก็บ รักษา ส่งมอบ และกำจัด 'เอกสาร' ทั่วทั้งองค์กร ในบริบทนี้ 'เอกสาร' คือสินทรัพย์ข้อมูลจำนวนมหาศาล ซึ่งรวมถึงรูปภาพ เอกสารสำนักงาน กราฟิก และภาพวาด ตลอดจนวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ เช่น หน้าเว็บ อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที และวิดีโอ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

เอกสารกระดาษถูกใช้เพื่อเก็บข้อมูลมานานแล้ว อย่างไรก็ตาม กระดาษอาจมีราคาสูง และหากใช้มากเกินไปจะทำให้สิ้นเปลือง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือ แต่ให้ผู้ใช้จัดการการเข้าถึง ติดตาม และแก้ไขข้อมูลที่เก็บไว้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นตู้อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถใช้เพื่อจัดระเบียบไฟล์กระดาษและดิจิตอลทั้งหมด [24]ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถรวมกระดาษเข้ากับไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไว้ในฮับเดียวหลังจากสแกนและนำเข้ารูปแบบดิจิทัล [25]หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการจัดการเอกสารดิจิทัลคือสภาพแวดล้อมที่ "ไม่ปลอดภัย" สำหรับการปกป้องเอกสารทั้งหมดและข้อมูล (26)

ดูเพิ่มเติม

อ้างอิง

  1. ^ ระบบการจัดการนโยบาย เก็บถาวร 29 ตุลาคม 2554 ที่เครื่อง Wayback
  2. ^ Stemming: ทำให้การค้นหาง่ายขึ้น Archived 11 มกราคม 2012 ที่ Wayback Machine
  3. ^ พาร์สันส์, เอ็ม. (2004). การจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพสำหรับ บริษัท ที่ปรึกษากฎหมาย สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยอ็อกซ์ฟอร์ด. หน้า 234. ISBN 9780195169683. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  4. ^ ศิวากุมาร, SK (2016). เนื้อหาขององค์กรและการจัดการการค้นหาสำหรับแพลตฟอร์มอาคารดิจิตอล จอห์น ไวลีย์ แอนด์ ซันส์. หน้า 93. ISBN 9781119206828. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  5. อรรถเป็น เฟลทเชอร์ AN; พรหม, ม.; Pargmann, H. (2003). การจัดการกระบวนการทำงานกับ SAP WebFlow: คู่มือแนวทางปฏิบัติ สื่อวิทยาศาสตร์และธุรกิจสปริงเกอร์. น. 15–16. ISBN 9783540404033. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  6. ^ เว็บเบอร์, ม.; Webber, L. (2016). IT Governance: นโยบายและขั้นตอน วอลเตอร์ คลูเวอร์. หน้า 41-4. ISBN 9781454871323. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). การประเมินผลการบูรณาการระบบการจัดการเอกสาร (IDMS) ตัวเลือกสำหรับแอริโซนากรมการขนส่ง (โอที) กรมการขนส่งแอริโซนา หน้า 158. กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลควรฝังอยู่ในแบบฟอร์ม แทนที่จะทำสำเร็จในสภาพแวดล้อมหลังการประมวลผล สิ่งนี้ให้ประสบการณ์การใช้งานแบบเรียลไทม์แบบโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมักต้องการการค้นหาฐานข้อมูล กฎควรอนุญาตการสืบค้นฐานข้อมูลนี้ โดยให้ตัวเลือกตามเวลาจริงของผู้ใช้ตามผลลัพธ์การสืบค้น
  8. ^ มอร์ลีย์ ดี.; ปาร์คเกอร์ ซีเอส (2014). ทำความเข้าใจคอมพิวเตอร์: วันนี้และพรุ่งนี้ ครอบคลุม . การเรียนรู้ Cengage หน้า 558–559. ISBN 9781285767277. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  9. ^ a b c Meurant, G. (2012). รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับอิเล็กทรอนิกส์ระบบการจัดการเอกสาร สื่อวิชาการ. หน้า 120. ISBN 9780323140621. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  10. ^ ซอมเมอร์, J .; เครก, N. (2006). การใช้ไอทีในการก่อสร้าง เลดจ์ หน้า 130. ISBN 9781134198986. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  11. ^ สกิปเปอร์, เอสแอล (2015). วิธีการสร้างระบบการควบคุมเอกสารสำหรับการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 9001: 2015, ISO 13485: 2016 และข้อกำหนดองค์การอาหารและยา สำนักพิมพ์คุณภาพ ASQ หน้า 156. ISBN 9780873899178. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  12. ^ Austerberry, D. (2012). การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล ซีอาร์ซี เพรส. น. 27–28. ISBN 978136033629. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  13. ^ a b Austerberry, D. (2012). การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล ซีอาร์ซี เพรส. หน้า 30. ISBN 978136033629. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  14. ^ ขาว, ม. (2012). Enterprise Search O'Reilly Media, Inc. หน้า 73–74 ISBN 9781449330408. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  15. ^ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. "01.140.40: เผยแพร่" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 6 มิถุนายน 2554 . สืบค้นเมื่อ14 กรกฎาคม 2551 .
  16. ^ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. “35.240.30 : แอปพลิเคชั่นไอทีในด้านข้อมูล เอกสารและเผยแพร่” . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 6 มิถุนายน 2554 . สืบค้นเมื่อ14 กรกฎาคม 2551 .
  17. ^ ออนสเฟียร์ คอร์ปอเรชั่น "การบริหารจัดการ SOP เอกสารในการตรวจสอบสภาพแวดล้อม" (PDF) เก็บถาวรจากต้นฉบับ(PDF)เมื่อ 4 กันยายน 2554 . สืบค้นเมื่อ25 เมษายน 2011 .
  18. ^ Meurant, G. (2012). รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับอิเล็กทรอนิกส์ระบบการจัดการเอกสาร สื่อวิชาการ. หน้า 16. ISBN 9780323140621. สืบค้นเมื่อ19 พฤษภาคม 2018 .
  19. ^ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. "01.140.10: การเขียนและการทับศัพท์" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 7 กรกฎาคม 2552 . สืบค้นเมื่อ14 กรกฎาคม 2551 .
  20. ^ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. "01.140.20: สารสนเทศศาสตร์" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 5 ธันวาคม 2551 . สืบค้นเมื่อ14 กรกฎาคม 2551 .
  21. ^ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน. "01,110: เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ด้านเทคนิค" เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 6 มิถุนายน 2554 . สืบค้นเมื่อ15 กรกฎาคม 2551 .
  22. ^ "ประมวลกฎหมายของรัฐบาลกลาง Title 21, Part 1271" . สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 10 ตุลาคม 2011 . สืบค้นเมื่อ31 มกราคม 2555 .
  23. ^ วิกกินส์บ๊อบ (2000) การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ: การปลดล็อกความรู้ขององค์กร (2 ed.) โกเวอร์ หน้า 25. ISBN  9780566081484. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 13 มกราคม 2018 . สืบค้นเมื่อ9 เมษายน 2559 . ในระดับองค์กร แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ (ISSP) เป็นวิธีการกำหนดโดยทั่วไปว่าระบบข้อมูลใดที่องค์กรควรมีในช่วงระยะกลางถึงระยะยาว (โดยทั่วไปประมาณสามถึงห้าปี [...])
  24. ^ "ระบบการจัดการเอกสาร - คู่มือผู้ซื้อ" . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อ 10 มกราคม 2017 . สืบค้นเมื่อ10 มกราคม 2560 .
  25. ^ Chaouni, Mamoun (5 กุมภาพันธ์ 2558). "7 ข้อได้เปรียบอันทรงพลังของการใช้ระบบจัดการเอกสาร" ถูก เก็บถาวร 10 มกราคม 2017 ที่ Wayback Machine
  26. ^ การแปลงเถ้า (13 กุมภาพันธ์ 2020). "ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารและ 9 สิ่งที่ควรมองหา" . เถ้าการแปลงระหว่างประเทศ สืบค้นเมื่อ7 พฤษภาคม 2020 .

ลิงค์ภายนอก