การทำบัญชี

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี
ข้ามไปที่การนำทาง ข้ามไปที่การค้นหา
ภาพเหมือนของ ลู กา ปาซิโอลี แห่งอิตาลีวาดโดยJacopo de' Barbariค.ศ. 1495 ( Museo di Capodimonte ) Pacioli ได้รับการยกย่องว่าเป็นบิดาแห่งการบัญชี

การ ทำบัญชีคือการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีในธุรกิจและองค์กรอื่นๆ [1]มันเกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารต้นทางสำหรับธุรกรรม การดำเนินงาน และเหตุการณ์อื่น ๆ ของธุรกิจทั้งหมด ธุรกรรมรวมถึงการซื้อ การขาย ใบเสร็จรับเงิน และการชำระเงินโดยบุคคลหรือองค์กร/บริษัท มีวิธีการมาตรฐานหลายวิธีในการทำบัญชี รวมถึง ระบบการ ทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวและสองครั้ง แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจถูกมองว่าเป็นการทำบัญชี "ของจริง" กระบวนการใดๆ ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงินก็คือกระบวนการทำบัญชี

บุคคลในองค์กรที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำหน้าที่ทำบัญชีมักจะเรียกว่าผู้ทำบัญชี (หรือผู้ทำบัญชี) พวกเขามักจะเขียนสมุดรายวัน (ซึ่งประกอบด้วยบันทึกการขาย การซื้อ ใบเสร็จ และการชำระเงิน) และบันทึกธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการ ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือเครดิต ลงในสมุดรายวันที่ถูกต้อง นั่นคือสมุดเงินสดย่อย บัญชีแยกประเภทซัพพลายเออร์ บัญชีแยกประเภทลูกค้า ฯลฯ .— และ บัญชีแยก ประเภททั่วไป จากนั้นนักบัญชีสามารถสร้างรายงานทางการเงินจากข้อมูลที่ผู้ทำบัญชีบันทึกได้ ผู้ทำบัญชีนำหนังสือเข้าสู่ขั้นทดลองซึ่งนักบัญชีอาจจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับองค์กร เช่นงบกำไรขาดทุนและงบดุล.

ประวัติ

ต้นกำเนิดของการทำบัญชีหายไปในความมืดมิด แต่การวิจัยเมื่อเร็ว ๆ นี้ระบุว่าวิธีการจัดทำบัญชีมีมาตั้งแต่สมัยที่ห่างไกลที่สุดในชีวิตมนุษย์ในเมืองต่างๆ บันทึกของชาวบาบิลอนที่เขียนด้วยสไตลีบนแผ่นดินเหนียวเล็กๆ ถูกพบตั้งแต่ 2,600 ปีก่อนคริสตศักราช [2] คำว่า " สมุดเสีย " ถูกใช้ในอาณานิคมของอเมริกา ซึ่งหมายถึงการจัดทำเอกสารธุรกรรมรายวันของรายรับและรายจ่าย บันทึกถูกสร้างขึ้นตามลำดับเวลาและสำหรับใช้ชั่วคราวเท่านั้น บันทึกประจำวันจะถูกโอนไปยังสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทเพื่อความสมดุลของบัญชีและสร้างวารสารถาวร จากนั้นสมุดขยะก็สามารถทิ้งได้ ดังนั้นชื่อ [3]

กระบวนการ

วัตถุประสงค์หลักของการทำบัญชีคือการบันทึกผลกระทบทางการเงินของธุรกรรม ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างคู่มือและระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คือเวลาแฝงในอดีตระหว่างการบันทึกธุรกรรมทางการเงินและการผ่านรายการในบัญชีที่เกี่ยวข้อง ความล่าช้าซึ่งไม่มีอยู่ในระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากการผ่านรายการไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องเกือบจะในทันที เป็นลักษณะของระบบที่ดำเนินการด้วยตนเอง และก่อให้เกิดบัญชีหลักของบัญชี เช่น บัญชีเงินสด สมุดซื้อ บัญชีขาย ฯลฯ สำหรับการบันทึกทันที ธุรกรรมทางการเงิน

ตามปกติของธุรกิจ เอกสารจะถูกจัดทำขึ้นทุกครั้งที่มีการทำธุรกรรมเกิดขึ้น การขายและการซื้อมักจะมีใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน สลิปเงินฝากจะเกิดขึ้นเมื่อมีการฝากเงินเข้าบัญชีธนาคาร เช็ค (ตัวสะกดว่า "เช็ค" ในสหราชอาณาจักรและประเทศอื่นๆ อีกหลายประเทศ) เขียนขึ้นเพื่อจ่ายเงินออกจากบัญชี การทำบัญชีเป็นอันดับแรกเกี่ยวข้องกับการบันทึกรายละเอียดของเอกสารต้นทาง เหล่านี้ทั้งหมดลงใน วารสารหลายคอลัมน์(หรือเรียกอีกอย่างว่าหนังสือรายการแรกหรือสมุดรายวัน). ตัวอย่างเช่น การขายสินเชื่อทั้งหมดจะถูกบันทึกในสมุดรายวันการขาย การจ่ายเงินสดทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันการจ่ายเงินสด โดยปกติแต่ละคอลัมน์ในสมุดรายวันจะสอดคล้องกับบัญชี ในระบบรายการเดียวแต่ละรายการจะถูกบันทึกเพียงครั้งเดียว บุคคลส่วนใหญ่ที่มียอดคงเหลือในสมุดเช็คในแต่ละเดือนใช้ระบบดังกล่าว และซอฟต์แวร์การเงินส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะปฏิบัติตามแนวทางนี้

หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยทั่วไปคือหนึ่งเดือน แต่ละคอลัมน์ในแต่ละวารสารจะรวมกันเป็นข้อมูลสรุปสำหรับช่วงเวลานั้น โดยใช้กฎการเข้าสองครั้ง สรุปสมุดรายวันเหล่านี้จะถูกโอนไปยังบัญชีตามลำดับใน บัญชี แยกประเภทหรือสมุดบัญชี ตัวอย่างเช่น รายการในสมุดรายวันการขายจะถูกรับและรายการเดบิตถูกสร้างขึ้นในบัญชีของลูกค้าแต่ละราย (แสดงว่าขณะนี้ลูกค้าเป็นหนี้เรา) และรายการเครดิตอาจถูกสร้างขึ้นในบัญชีสำหรับ "การขายวิดเจ็ตคลาส 2" (แสดงว่ากิจกรรมนี้สร้างรายได้ให้เรา) ขั้นตอนการโอนข้อมูลสรุปหรือธุรกรรมแต่ละรายการไปยังบัญชีแยกประเภทนี้เรียกว่าการ ผ่านรายการ เมื่อขั้นตอนการลงรายการบัญชีเสร็จสิ้น บัญชีจะยังคงใช้รูปแบบ "T" ต่อไปbalancingซึ่งเป็นเพียงกระบวนการที่จะมาถึงยอดเงินในบัญชี

จากการตรวจสอบบางส่วนว่ากระบวนการผ่านรายการทำอย่างถูกต้อง เอกสารการทำงานที่เรียกว่างบทดลอง ที่ยังไม่ได้ปรับปรุง จะถูกสร้างขึ้น ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด นี่คือรายการสามคอลัมน์ คอลัมน์ที่หนึ่งมีชื่อของบัญชีเหล่านั้นในบัญชีแยกประเภทซึ่งมียอดดุลไม่เป็นศูนย์ หากบัญชีมี ยอด เดบิตยอดดุลจะถูกคัดลอกไปยังคอลัมน์ที่สอง ( คอลัมน์เดบิต ); หากบัญชีมี ยอด เครดิตจำนวนเงินจะถูกคัดลอกไปยังคอลัมน์ที่สาม ( คอลัมน์เครดิต). คอลัมน์เดบิตจะถูกรวม จากนั้นคอลัมน์เครดิตจะถูกรวม ผลรวมทั้งสองต้องตกลงกัน ซึ่งไม่ใช่โดยบังเอิญ เพราะตามกฎการเข้าสองครั้ง เมื่อใดก็ตามที่มีการโพสต์ เดบิตของการโพสต์จะเท่ากับเครดิตของการโพสต์ หากยอดรวมทั้งสองไม่ตกลงกัน แสดงว่าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นในวารสารหรือระหว่างขั้นตอนการลงรายการบัญชี ข้อผิดพลาดต้องอยู่และแก้ไข และผลรวมของคอลัมน์เดบิตและคอลัมน์เครดิตจะคำนวณใหม่เพื่อตรวจสอบข้อตกลงก่อนที่จะดำเนินการใดๆ ต่อไปได้

เมื่อยอดคงเหลือในบัญชี นักบัญชีจะทำการปรับปรุงจำนวนหนึ่งและเปลี่ยนแปลงยอดเงินคงเหลือของบางบัญชี การปรับปรุงเหล่านี้ยังคงต้องเป็นไปตามกฎการเข้าสองครั้ง: ตัวอย่างเช่น บัญชี สินค้าคงคลังและบัญชีสินทรัพย์อาจมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับตัวเลขจริงที่นับในระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลัง ในเวลาเดียวกัน บัญชี ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้สินค้าคงคลังจะถูกปรับปรุงด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันและตรงกันข้าม การปรับปรุงอื่นๆ เช่น การผ่านรายการค่าเสื่อมราคาและการชำระเงินล่วงหน้ายังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ ส่งผลให้มีรายการที่เรียกว่ายอดดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้ว เป็นบัญชีในรายการนี้และยอดเดบิตหรือเครดิตที่เกี่ยวข้องซึ่งใช้ในการจัดทำงบการเงิน

สุดท้ายงบการเงินจะดึงมาจากงบทดลองซึ่งอาจรวมถึง:

ระบบเข้าครั้งเดียว

บันทึกการทำบัญชีหลักในการทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวคือ บัญชีเงินสดซึ่งคล้ายกับการลงทะเบียนบัญชีตรวจสอบ (ในสหราชอาณาจักร: บัญชีเช็ค บัญชีปัจจุบัน) ยกเว้นรายการทั้งหมดจะได้รับการจัดสรรในบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายหลายประเภท บันทึกบัญชีแยกกันจะถูกเก็บรักษาเป็นเงินสดย่อย เจ้าหนี้ การค้า และบัญชีลูกหนี้และธุรกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่นสินค้าคงคลังและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของการคำนวณด้วยตนเอง การทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวสามารถทำได้วันนี้ด้วยซอฟต์แวร์ทำบัญชีที่ทำเองได้

ระบบเข้าคู่

ระบบ การทำบัญชีแบบเข้าสองทางคือชุดของกฎเกณฑ์สำหรับการบันทึกข้อมูลทางการเงินใน ระบบการ บัญชีการเงินซึ่งทุกธุรกรรมหรือเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงอย่างน้อยสองบัญชี แยกประเภท ในนาม

สมุดรายวัน

หนังสือราย วันคือบันทึกธุรกรรม ทางการเงินแบบวันต่อวันที่อธิบายและเรียงตามลำดับเวลา (เหมือนไดอารี่) เรียกอีกอย่างว่าหนังสือรายการดั้งเดิม รายละเอียดของสมุดรายวันจะต้องถูกคัดลอกอย่างเป็นทางการลงในวารสารเพื่อให้สามารถโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภทได้ หนังสือรายวันรวมถึง:

  • Sales daybook สำหรับบันทึกใบแจ้งหนี้การขาย
  • สมุดรายวันเครดิตการขายสำหรับบันทึกใบลดหนี้ขาย
  • ซื้อสมุดรายวันสำหรับบันทึกใบสั่งซื้อ
  • ซื้อเดบิต daybook สำหรับบันทึกใบลดหนี้ซื้อ
  • สมุดรายวันเงินสด หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าสมุดเงินสด สำหรับบันทึกเงินทั้งหมดที่ได้รับและเงินทั้งหมดที่จ่ายออกไป อาจแบ่งออกเป็นสองสมุดรายวัน: สมุดรายวันรายรับที่จัดทำเอกสารทุกจำนวนเงินที่ได้รับและสมุดรายวันการชำระเงินที่บันทึกการชำระเงินทุกครั้ง
  • สมุดรายวันสำหรับบันทึกรายการบันทึกประจำวัน

สมุดบัญชีเงินสดย่อย

บัญชีเงินสดย่อยเป็นบันทึกของการซื้อที่มีมูลค่าเล็กน้อยก่อนที่จะโอนไปยังบัญชีแยกประเภทและบัญชีขั้นสุดท้ายในภายหลัง มันถูกดูแลโดยแคชเชียร์ย่อยหรือจูเนียร์ บัญชีเงินสดประเภทนี้มักจะใช้ระบบอิ มเพรส แคชเชียร์อาวุโสจะมอบเงินจำนวนหนึ่งให้กับแคชเชียร์ย่อย เงินจำนวนนี้ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย (การต้อนรับ เครื่องเขียนรอง ไปรษณีย์แบบไม่เป็นทางการ และอื่นๆ) และจะจ่ายคืนเป็นระยะตามคำอธิบายที่น่าพอใจว่าใช้ไปอย่างไร และยอดคงเหลือของบัญชีเงินสดย่อยคือ สินทรัพย์

วารสาร

วารสารจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันของวารสารทั่วไป สมุดรายวันคือบันทึกธุรกรรมทางการเงิน ที่เป็นทางการและตามลำดับเวลา ก่อนที่มูลค่าของรายการจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเดบิตและเครดิต บริษัทสามารถเก็บสมุดรายวันหนึ่งฉบับสำหรับธุรกรรมทั้งหมด หรือเก็บสมุดรายวันหลายฉบับตามกิจกรรมที่คล้ายคลึงกัน (เช่น การขาย การรับเงินสด รายได้ เป็นต้น) ทำให้การทำธุรกรรมง่ายขึ้นเพื่อสรุปและอ้างอิงในภายหลัง สำหรับ รายการบันทึกประจำวัน เดบิต ทุก รายการ จะต้องมี รายการบันทึก เครดิต ที่เทียบเท่า เพื่อรักษาสมการทางบัญชีที่สมดุล [4] [5]

บัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภทคือบันทึกบัญชี บัญชีแยกประเภทเป็นการสรุปอย่างถาวรของจำนวนเงินทั้งหมดที่ป้อนในวารสารสนับสนุน ซึ่งแสดงรายการธุรกรรมแต่ละรายการตามวันที่ บัญชีเหล่านี้บันทึกแยกกัน โดยแสดงยอด เริ่ม ต้น /สิ้นสุด สมุดรายวันแสดงรายการธุรกรรมทางการเงินตามลำดับเวลา โดยไม่แสดงยอดเงินคงเหลือ แต่แสดงจำนวนเงินที่จะถูกเรียกเก็บในแต่ละบัญชี บัญชีแยกประเภทใช้ธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการจากสมุดรายวันและบันทึกลงในบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับทุกธุรกรรมที่แสดง บัญชีแยกประเภทยังสรุปยอดรวมของทุกบัญชีซึ่งโอนเข้าในงบดุลและงบกำไรขาดทุน. มีบัญชีแยกประเภทสามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี:

  • บัญชีแยกประเภทการขายซึ่งเกี่ยวข้องกับบัญชีลูกหนี้เป็นส่วนใหญ่ บัญชีแยกประเภทนี้ประกอบด้วยบันทึกของธุรกรรมทางการเงินที่ลูกค้าทำกับธุรกิจ
  • บัญชีแยกประเภทการซื้อคือบันทึกของธุรกรรมการจัดซื้อที่บริษัททำ ควบคู่ไปกับบัญชีเจ้าหนี้

ตัวย่อที่ใช้ในการทำบัญชี

  • A/c – บัญชี
  • บัญชี – บัญชี
  • A/R – บัญชีลูกหนี้
  • A/P – เจ้าหนี้การค้า
  • B/S – งบดุล
  • c/d – ดำเนินการลง
  • b/d – ดึงลงมา
  • c/f – เคลื่อนไปข้างหน้า
  • b/f – นำไปข้างหน้า
  • Dr – ด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภท "Dr" ย่อมาจาก " D ebit r egister"
  • Cr – ด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภท "Cr" ย่อมาจาก " C redit r egister"
  • G/L – บัญชีแยกประเภททั่วไป; (หรือ N/L – บัญชีแยกประเภท)
  • PL – กำไรขาดทุน; (หรือ I/S – งบกำไรขาดทุน)
  • P/L - ซื้อบัญชีแยกประเภท (บัญชีเจ้าหนี้)
  • P/R - เงินเดือน
  • PP&E – ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
  • S/L - บัญชีแยกประเภท (บัญชีลูกหนี้)
  • TB – งบทดลอง
  • GST – ภาษีสินค้าและบริการ
  • SGST- ภาษีสินค้าและบริการของรัฐ
  • CGST- ภาษีสินค้าและบริการส่วนกลาง
  • IGST- ภาษีสินค้าและบริการแบบบูรณาการ
  • ภาษีมูลค่าเพิ่ม – ภาษีมูลค่าเพิ่ม
  • CST – ภาษีขายกลาง
  • TDS – หักภาษีที่ต้นทาง
  • AMT – ภาษีขั้นต่ำสำรอง
  • EBITDA – กำไรก่อนดอกเบี้ย ภาษี ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย
  • EBDTA – กำไรก่อนค่าเสื่อมราคา ภาษี และค่าตัดจำหน่าย
  • EBT – กำไรก่อนหักภาษี
  • EAT – รายได้หลังหักภาษี
  • PAT – กำไรหลังหักภาษี
  • PBT – กำไรก่อนหักภาษี
  • Depr – ค่าเสื่อมราคา
  • Dep – ค่าเสื่อมราคา
  • CPO – เงินสดจ่ายออก
  • CP - ชำระด้วยเงินสด
  • wef - มีผลจาก
  • @ - ในอัตรา
  • L/F - โฟลิโอบัญชีแยกประเภท
  • J/F - Journal Folio
  • V.no.- หมายเลขบัตรกำนัล
  • V/N - หมายเลขเวาเชอร์

ผังบัญชี

ผังบัญชีคือรายการของรหัสบัญชีที่สามารถระบุได้ด้วยรหัสตัวเลข อักษร หรือตัวอักษรและตัวเลข ซึ่งอนุญาตให้บัญชีนั้นอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป ส่วนทุนของผังบัญชีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่ว่าโครงสร้างทางกฎหมายของนิติบุคคลนั้นเป็นประเภทกฎหมายเฉพาะ ความเป็นไปได้ ได้แก่ผู้ค้ารายเดียวหุ้นส่วนความไว้วางใจและบริษัท [6]

การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จะลบ "หนังสือ" กระดาษจำนวนมากที่ใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงินของนิติบุคคลธุรกิจ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ถูกนำมาใช้แทนในปัจจุบัน แต่โดยทั่วไป สิ่งเหล่านี้ยังคงบังคับใช้บรรทัดฐานของการทำบัญชีรวมถึงระบบการทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวและสองครั้ง CPAกำกับดูแลการควบคุมภายในสำหรับระบบการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสารกิจกรรมต่างๆ ที่องค์กรธุรกิจอาจเริ่มต้นหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในรอบระยะเวลาบัญชี

ดูเพิ่มเติม

อ้างอิง

  1. ^ เวย์แกนด์; คีโซ; คิมเมล (2003). การบัญชีการเงิน . ซูซาน เอลเบ. หน้า 6. ISBN 0-471-07241-9.
  2. ชิสโฮล์ม, ฮิวจ์, เอ็ด. (1911). "การเก็บหนังสือ"  . สารานุกรมบริแทนนิกา . ฉบับที่ 4 (ฉบับที่ 11) สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยเคมบริดจ์. หน้า 225.
  3. ^ "สมุดเสียของพิตต์สเบิร์กและเอกสารโพสต์การค้า ของฟอร์ตพิต ต์ " คู่มือหอจดหมายเหตุและคอลเล็กชันต้นฉบับที่ระบบห้องสมุดมหาวิทยาลัยพิตต์สเบิร์ก สืบค้นเมื่อ2015-09-04 .
  4. ฮาเบอร์, เจฟฟรีย์ (2004). การบัญชี ทำให้กระจ่าง นิวยอร์ก: AMACOM. หน้า 15 . ISBN 0-8144-0790-0.
  5. ราซา, ไซเอดเอ. ข้อมูล นักบัญชี หน้า นักบัญชี ใน มิลตัน คีนส์
  6. ^ มาร์สเดน,สตีเฟน (2008) คู่มือผู้ทำบัญชีระดับมาสเตอร์ของออสเตรเลีย ซิดนีย์: CCH ISBN 978-1-921593-57-4 

ลิงค์ภายนอก