kontrola (manažment)

Z Wikipédie, voľnej encyklopédie
Prejsť na navigáciu Prejsť na vyhľadávanie

Kontrola je funkcia manažmentu, ktorá pomáha kontrolovať chyby s cieľom prijať nápravné opatrenia. Deje sa tak s cieľom minimalizovať odchýlky od noriem a zabezpečiť, aby sa stanovené ciele organizácie dosiahli požadovaným spôsobom.

Podľa moderných koncepcií je kontrola predvídavou činnosťou; skoršie koncepcie kontroly sa používali len vtedy, keď sa zistili chyby. Kontrola v manažmente zahŕňa stanovenie noriem, meranie skutočnej výkonnosti a prijímanie nápravných opatrení pri rozhodovaní.

Definícia [ upraviť ]

V roku 1916 Henri Fayol sformuloval jednu z prvých definícií kontroly, ktorá sa týka manažmentu:

Kontrola podniku spočíva v dohľade nad tým, že všetko sa vykonáva v súlade s prijatým plánom, príkazmi, ktoré boli vydané, a zásadami, ktoré boli stanovené. Jeho cieľom je poukázať na chyby, aby ich bolo možné opraviť a zabrániť ich opakovaniu. [1]

Podľa EFL Brecha :

Kontrola je kontrola súčasnej výkonnosti oproti vopred určeným štandardom obsiahnutým v plánoch s cieľom zabezpečiť primeraný pokrok a uspokojivú výkonnosť.

Podľa Harolda Koontza :

Controlling je meranie a korekcia výkonnosti, aby sa zabezpečilo splnenie podnikových cieľov a plánov na ich dosiahnutie.

Podľa Stafforda Beera :

Manažment je profesiou kontroly.

Robert J. Mockler predstavil komplexnejšiu definíciu manažérskej kontroly:

Manažérsku kontrolu možno definovať ako systematické mučenie zo strany obchodného manažmentu s cieľom porovnať výkon s vopred stanovenými štandardmi, plánmi alebo cieľmi s cieľom určiť, či je výkon v súlade s týmito štandardmi a pravdepodobne s cieľom prijať nápravné opatrenia potrebné na to, aby sa zistilo, že ľudské a ostatné podnikové zdroje sa využívajú najefektívnejším a najefektívnejším možným spôsobom pri dosahovaní podnikových cieľov. [2]

Riadenie možno definovať aj ako „funkciu systému, ktorá upravuje operácie podľa potreby na dosiahnutie plánu alebo na udržanie odchýlok od cieľov systému v rámci povolených limitov“ . Riadiaci subsystém funguje v úzkom súlade s operačným systémom. Miera ich interakcie závisí od povahy operačného systému a jeho cieľov. Stabilita sa týka schopnosti systému udržiavať model výstupu bez veľkých výkyvov. Rýchlosť odozvy sa týka rýchlosti, s akou môže systém korigovať odchýlky a vrátiť sa k očakávanému výkonu. [3]

Politické voľby môžu ilustrovať koncept kontroly a dôležitosť spätnej väzby. Každá strana organizuje kampaň, aby vybrala svojho kandidáta, a načrtne plán, ako informovať verejnosť o poverovacích listinách kandidáta a platforme strany. Ako sa blížia voľby, prieskumy verejnej mienky poskytujú spätnú väzbu o účinnosti kampane a o šanciach každého kandidáta vyhrať. V závislosti od povahy tejto spätnej väzby je možné vykonať určité úpravy v stratégii a/alebo taktike v snahe dosiahnuť požadovaný výsledok.

Z týchto definícií možno konštatovať, že medzi plánovaním a controllingom existuje úzka súvislosť. Plánovanie je proces, ktorým sa stanovujú ciele organizácie a metódy na dosiahnutie cieľov, a kontrolovanie je proces, ktorý meria a usmerňuje skutočný výkon oproti plánovaným cieľom organizácie. Preto sa ciele a zámery často označujú ako siamské dvojčatá manažmentu . manažérska funkcia riadenia a korekcie výkonnosti, aby sa zabezpečilo, že sa dosiahnu podnikové ciele a ciele určené na ich dosiahnutie.

Charakteristika [ upraviť ]

  • Kontrola je nepretržitý proces
  • Kontrola je proces riadenia
  • Kontrola je úzko spojená s plánovaním
  • Kontrola je nástroj na dosahovanie organizačných činností
  • Kontrola je komplexný proces
  • Kontrola porovnáva skutočný výkon s plánovaným výkonom*
  • Kontrola upozorní na chybu v procese vykonávania
  • Kontrola minimalizuje náklady
  • Ovládanie dosahuje štandard
  • Ovládanie šetrí čas
  • Kontrola pomáha manažmentu monitorovať výkon
  • Kontrola porovnáva výkon so štandardmi
  • Ovládanie je orientované na akciu

Prvky [ upraviť ]

Štyri základné prvky riadiaceho systému sú:

  1. charakteristika alebo stav , ktorý sa má kontrolovať
  2. senzor _
  3. porovnávač _
  4. aktivátor

Vyskytujú sa v rovnakom poradí a udržiavajú si navzájom konzistentné vzťahy v každom systéme. [3]

Prvým prvkom je charakteristika alebo stav operačného systému, ktorý sa má merať. Špecifické charakteristiky sa vyberajú, pretože medzi nimi a výkonom systému existuje korelácia. Charakteristickým znakom môže byť výkon systému počas ktorejkoľvek fázy spracovania (napr. tepelná energia produkovaná pecou), alebo to môže byť stav, ktorý je výsledkom systému (napr. teplota v miestnosti, ktorá sa zmenila v dôsledku teplo generované pecou). V systéme základných škôl sú príkladmi charakteristík, ktoré možno vybrať na meranie alebo kontrolu, počet hodín, počas ktorých učiteľ pracuje, alebo získané vedomosti, ktoré študenti preukázali na národnej skúške.

Druhý prvok riadenia, snímač , je prostriedkom na meranie charakteristiky. Napríklad v systéme vykurovania domácností by týmto zariadením bol termostat a v systéme kontroly kvality by sa toto meranie mohlo vykonávať vizuálnou kontrolou produktu.

Tretí prvok kontroly, komparátor , určuje potrebu korekcie porovnaním toho, čo sa deje, s tým, čo bolo naplánované. Určitá odchýlka od plánu je zvyčajná a očakávaná, ale keď sú odchýlky nad rámec tých, ktoré sa považujú za prijateľné, je potrebná náprava. Zahŕňa určitý druh preventívnych opatrení, ktoré naznačujú, že sa dosahuje dobrá kontrola.

Štvrtým prvkom kontroly, aktivátorom, je nápravná akcia vykonaná na návrat systému k očakávanému výkonu. Skutočná osoba, zariadenie alebo metóda použitá na nasmerovanie opravných vstupov do operačného systému môže mať rôzne podoby. Môže to byť hydraulický ovládač umiestnený solenoidom alebo elektromotorom v reakcii na elektronický chybový signál, zamestnanec poverený prepracovaním dielov, ktoré neprešli kontrolou kvality, alebo riaditeľ školy, ktorý sa rozhodne kúpiť ďalšie knihy, aby zabezpečil zvýšenú počet študentov. Pokiaľ sa plán vykonáva v rámci povolených limitov, nápravné opatrenie nie je potrebné; v praxi sa to však vyskytuje len zriedka. [ potrebný citát ]

Informácie sú prostriedkom riadenia, pretože tok zmyslových dát a neskôr tok korekčných informácií umožňujú riadiť charakteristiku alebo stav systému. [4]

Riadená charakteristika alebo podmienka [ upraviť ]

Primárnou požiadavkou riadiaceho systému je, aby udržiaval úroveň a druh výstupu potrebného na dosiahnutie cieľov systému. [5] Obyčajne je nepraktické kontrolovať každú funkciu a stav spojený s výstupom systému. Preto je výber kontrolovanej položky (a vhodné informácie o nej) mimoriadne dôležitý. Medzi kontrolovanou položkou a prevádzkou systému by mala existovať priama korelácia. Inými slovami, kontrola vybranej charakteristiky by mala mať priamy vzťah k cieľu alebo cieľu systému.

Senzor [ upraviť ]

Potom, čo je charakteristika nasnímaná alebo zmeraná, informácie týkajúce sa kontroly sa vrátia späť. Je potrebné dôkladne zvážiť, aké presne informácie je potrebné preniesť a tiež jazyk, ktorý najlepšie uľahčí proces komunikácie a zníži možnosť skreslenia pri prenose. Informácie, ktoré sa majú porovnávať s normou alebo plánom, by mali byť vyjadrené rovnakými výrazmi alebo jazykom ako v pôvodnom pláne, aby sa uľahčilo rozhodovanie. Použitie strojových metód (počítačov) môže vyžadovať rozsiahly preklad informácií. Keďže optimálne jazyky na výpočty a na kontrolu človekom nie sú vždy rovnaké, relatívna jednoduchosť prekladu môže byť významným faktorom pri výbere jednotiek merania alebo jazykovej jednotky v snímacom prvku.

V mnohých prípadoch môže byť meranie skôr vzorkované ako poskytovanie úplnej a nepretržitej spätnej väzby informácií o operácii. Postup odberu vzoriek navrhuje meranie určitého segmentu alebo časti operácie, ktorá bude predstavovať súčet. [2]

Porovnanie so štandardom [ upraviť ]

V spoločenskom systéme sa normy prijateľného správania stávajú štandardom, podľa ktorého možno posudzovať takzvané deviantné správanie . Predpisy a zákony poskytujú spoločnosti formálnejší zber informácií. Spoločenské normy sa menia, ale veľmi pomaly. Na rozdiel od toho, štandardy načrtnuté formálnym zákonom sa môžu zo dňa na deň zmeniť revíziou, zrušením alebo nahradením iným. Informácie o deviantnom správaní sa stávajú základom kontroly sociálnej aktivity. Výstupné informácie sa porovnávajú so štandardom alebo normou a zaznamenávajú sa významné odchýlky. V priemyselnom príklade možno použiť frekvenčnú distribúciu (tabuľka počtu výskytov danej charakteristiky vo vzorke kontrolovaných produktov) na zobrazenie priemernej kvality, rozptylu a porovnania výstupu so štandardom.

Ak existuje významný a neopraviteľný rozdiel medzi výstupom a plánom, systém je „mimo kontroly“. To znamená, že ciele systému nie sú realizovateľné vo vzťahu k možnostiam súčasného návrhu. Buď sa musia prehodnotiť ciele, alebo sa musí prepracovať systém, aby sa pridala nová kapacita alebo spôsobilosť. Napríklad obchodovanie s drogami sa v niektorých mestách zvyšuje alarmujúcou rýchlosťou. Občania sa musia rozhodnúť, či prehodnotia policajný systém tak, aby znovu získali kontrolu, alebo či upravia zákon tak, aby odrážal inú normu prijateľného správania.

Implementátor [ upraviť ]

Aktivačná jednotka reaguje na informácie prijaté z komparátora a iniciuje nápravné opatrenie. Ak ide o systém typu stroj-stroj, opravné vstupy (pravidlá rozhodovania) sú navrhnuté do siete. Keď sa kontrola týka systému človek-stroj alebo človek-človek, zodpovedná osoba musí vyhodnotiť (1) presnosť spätnoväzbových informácií, (2) významnosť zmeny a (3) aké korekčné vstupy obnovia systém na primeraný stupeň stability. Po rozhodnutí nasmerovať nové vstupy do systému, skutočný proces môže byť relatívne jednoduchý. Malé množstvo energie môže zmeniť prevádzku prúdových lietadiel, automatických oceliarní a vodných elektrární. Pilot stlačí tlačidlo a podvozok lietadla sa zdvihne alebo zníži; operátor oceliarne tlačí páku a stužkou rozžeravenej ocele sa točí cez závod; pracovník riadiaceho panelu usmerňuje tok elektrickej energie cez regionálnu sieť staníc a rozvodní. Na uvoľnenie alebo zastavenie veľkého množstva vstupov je potrebné len malé množstvo riadiacej energie. [4]

Komparátor môže byť umiestnený ďaleko od operačného systému, hoci aspoň niektoré prvky musia byť v tesnej blízkosti operácií. Napríklad meranie (zmyslový prvok) je zvyčajne v mieste operácií. Informáciu o meraní možno preniesť do vzdialeného bodu na porovnanie so štandardom (komparátorom), a keď sa vyskytnú odchýlky, môže sa zo vzdialeného bodu uvoľniť korekčný vstup. Vstup (aktivátor) však bude umiestnený pri operačnom systéme. Táto schopnosť ovládať z diaľky znamená, že lietadlá môžu byť riadené diaľkovým ovládaním, nebezpečné výrobné procesy môžu byť prevádzkované z bezpečnej vzdialenosti a národné organizácie môžu byť riadené z centralizovaného sídla v Dubline v Írsku.

- Kenard E. White

Spracovať [ upraviť ]

Krok 1. Stanovenie štandardu.

Normy sú kritériá, podľa ktorých sa bude merať skutočný výkon. Normy sú stanovené z kvantitatívneho aj kvalitatívneho hľadiska.

Krok 2 . Meranie skutočného výkonu

Výkon sa meria objektívnym a spoľahlivým spôsobom. Mala by sa skontrolovať v rovnakej jednotke, v ktorej sú stanovené normy.

Krok 3 . Porovnanie skutočného výkonu s normami.

Tento krok zahŕňa porovnanie skutočného výkonu so stanovenými normami s cieľom nájsť odchýlky. Napríklad výkon obchodníka v jednotkách predaných za týždeň možno ľahko merať oproti štandardnému výkonu za týždeň.

Krok 4 . Analýza príčin odchýlok.

Manažéri musia určiť, prečo neboli splnené normy. Tento krok zahŕňa aj určenie, či je potrebná väčšia kontrola alebo či by sa mala norma zmeniť.

Krok 5 . Prijatie nápravných opatrení.

Po určení príčin odchýlok môžu manažéri vyvinúť riešenia problémov s plnením noriem a vykonať zmeny v procesoch alebo správaní.

Klasifikácia [ upraviť ]

Kontrolu možno zoskupiť podľa troch všeobecných klasifikácií: [3]

  1. povaha informačného toku navrhnutého do systému (riadenie s otvorenou alebo uzavretou slučkou)
  2. druh komponentov zahrnutých v návrhu (riadiace systémy človeka alebo stroja)
  3. vzťah kontroly k rozhodovaciemu procesu (organizačná alebo prevádzková kontrola).

Ovládanie s otvorenou a uzavretou slučkou [ upraviť ]

Systém pouličného osvetlenia riadený časovým zariadením je príkladom systému s otvorenou slučkou. Každý večer v určitý čas mechanické zariadenie uzavrie okruh a cez elektrické vedenie prúdi energia na rozsvietenie lámp. Upozorňujeme však, že časový mechanizmus je nezávislá jednotka a nemeria objektívnu funkciu osvetľovacieho systému. Ak by boli potrebné svetlá počas tmavého, búrlivého dňa, časové zariadenie by túto potrebu nerozpoznalo, a preto by neaktivovalo energetické vstupy. Do ovládača môžu byť niekedy zabudované opravné vlastnosti (napríklad na úpravu času zapnutia svetiel, keď sa dni skracujú alebo predlžujú), ale tým by sa slučka neuzavrela. V inom prípade môže byť snímanie, porovnávanie alebo úprava vykonaná prostredníctvom akcie jednotlivca, ktorý nie je súčasťou systému. Napríklad,

Ak sa kontrola vykonáva skôr ako výsledok operácie než kvôli vonkajším alebo vopred určeným usporiadaniam, ide o systém s uzavretou slučkou. Domáce termostat je príkladom ovládacieho zariadenia v systéme s uzavretou slučkou. Keď teplota v miestnosti klesne pod požadovaný bod, riadiaci mechanizmus uzavrie okruh, čím sa pec spustí a teplota sa zvýši. Pec sa deaktivuje, keď teplota dosiahne predvolenú úroveň. Významný rozdiel medzi týmto typom systému a systémom s otvorenou slučkou je v tom, že ovládacie zariadenie je prvkom systému, ktorému slúži a meria výkon systému. Inými slovami, všetky štyri ovládacie prvky sú neoddeliteľnou súčasťou konkrétneho systému.

Nevyhnutnou súčasťou systému s uzavretou slučkou je spätná väzba; to znamená, že výstup systému sa nepretržite meria cez riadenú položku a vstup sa upraví tak, aby sa znížil akýkoľvek rozdiel alebo chyba smerom k nule. Zistilo sa, že mnohé modely toku informácií v organizáciách majú povahu uzavretých slučiek, ktoré využívajú spätnú väzbu. Dôvod takéhoto stavu je zrejmý, keď si uvedomíme, že každý systém, ak má dosiahnuť vopred stanovený cieľ, musí mať vždy k dispozícii údaj o stupni jeho dosiahnutia. Vo všeobecnosti každý systém na hľadanie cieľov využíva spätnú väzbu. [3]

Ovládanie človekom a strojom [ upraviť ]

Prvky riadenia sú v strojových systémoch ľahko identifikovateľné. Napríklad charakteristika, ktorá sa má riadiť, môže byť nejaká premenná, ako je rýchlosť alebo teplota, a snímacím zariadením môže byť rýchlomer alebo teplomer. Existuje očakávanie presnosti, pretože charakteristika je kvantifikovateľná a štandardná a normálna odchýlka, ktorú možno očakávať, možno presne opísať. V automatických strojových systémoch sa vstupy informácií používajú v procese neustáleho nastavovania na dosiahnutie výstupných špecifikácií. Keď sa vyskytne čo i len malá odchýlka od normy, začne sa proces korekcie. Automatický systém je vysoko štruktúrovaný, navrhnutý tak, aby akceptoval určité druhy vstupov a produkoval špecifický výstup, a naprogramovaný tak, aby reguloval transformáciu vstupov v úzkom rozsahu variácií. [6]

Pre ilustráciu mechanického ovládania: keď sa zvýši zaťaženie parného stroja a motor začne spomaľovať, regulátor zareaguje otvorením ventilu, ktorý uvoľní dodatočné vstupy parnej energie. Tento nový vstup vráti motor na požadovaný počet otáčok za minútu. Tento typ mechanického ovládania je hrubý v porovnaní so sofistikovanejšími elektronickými riadiacimi systémami v každodennom používaní. Zvážte komplexné systémy navádzania rakiet, ktoré merajú skutočný kurz podľa vopred určených matematických výpočtov a robia takmer okamžité korekcie na nasmerovanie strely k jej cieľu.

Strojové systémy môžu byť zložité kvôli sofistikovanej technológii, zatiaľ čo riadenie ľudí je zložité, pretože prvky kontroly je ťažké určiť. V systémoch ľudskej kontroly je vzťah medzi cieľmi a súvisiacimi charakteristikami často nejasný; meranie charakteristiky môže byť mimoriadne subjektívne; očakávaný štandard je ťažké definovať; a množstvo potrebných nových vstupov nie je možné kvantifikovať. Na ilustráciu sa ešte raz odvolávajme na formalizovaný sociálny systém, v ktorom je deviantné správanie kontrolované procesom pozorovaného porušovania existujúceho zákona (zisťovanie), súdnych pojednávaní a procesov (porovnanie so štandardom), uväznením, keď je obvinený uznaný vinným. (náprava) a prepustenie z väzby po rehabilitácii jednotlivca. [6]

Rýchlostný limit stanovený pre jazdu na diaľnici je jedným zo štandardov výkonu, ktorý je možné kvantifikovať, ale aj v tomto prípade je miera prípustnej odchýlky a veľkosť skutočnej odchýlky často predmetom nezhody medzi hliadkou a podozrivým porušovateľom. Zložitosť spoločnosti sa odráža v mnohých zákonoch a nariadeniach, ktoré stanovujú všeobecné štandardy pre ekonomické, politické a sociálne operácie. Občan nemusí poznať alebo rozumieť zákonu a následne by nevedel, či bol alebo nebol vinný z porušenia.

Väčšina organizovaných systémov je kombináciou človeka a stroja; niektoré prvky ovládania môžu byť vykonávané strojom, zatiaľ čo iné sú vykonávané človekom. Okrem toho niektoré normy môžu byť presne štruktúrované, zatiaľ čo iné môžu byť len o málo viac ako všeobecné usmernenia s očakávanými veľkými odchýlkami vo výstupe. Človek musí konať ako kontrolór, keď je meranie subjektívne a vyžaduje sa úsudok. Stroje, ako sú počítače, nie sú schopné robiť výnimky zo špecifikovaných kritérií kontroly bez ohľadu na to, do akej miery si konkrétny prípad môže vyžadovať osobitnú pozornosť. Pilot spolupracuje s počítačmi a automatickými pilotmi pri riadení veľkých prúdových lietadiel. V prípade neočakávaných zmien počasia, prípadne možnej zrážky s iným lietadlom, musí zakročiť a prevziať priamu kontrolu. [4]

Organizačné a prevádzkové riadenie [ upraviť ]

Koncept organizačnej kontroly je obsiahnutý v byrokratickej teórii Maxa Webera . S touto teóriou sú spojené také pojmy ako „ rozsah kontroly “, „blízkosť dohľadu“ a „hierarchická autorita“. Weberov pohľad má tendenciu zahŕňať všetky úrovne alebo typy organizačnej kontroly ako rovnaké. Nedávno mali autori tendenciu rozlišovať riadiaci proces medzi tým, ktorý zdôrazňuje povahu organizačného alebo systémového dizajnu, a tým, ktorý sa zaoberá každodennými operáciami. Aby sme ilustrovali rozdiel, „vyhodnocujeme“ výkon systému, aby sme videli, ako efektívny a efektívny bol návrh, alebo aby sme zistili, prečo zlyhal. Naproti tomu operujeme a „kontrolujeme“a energiu . V oboch prípadoch sú prvky spätnej väzby prítomné, ale organizačná kontrola má tendenciu kontrolovať a hodnotiť povahu a usporiadanie komponentov v systéme, zatiaľ čo prevádzková kontrola má tendenciu upravovať denné vstupy.

Smer pre organizačnú kontrolu vychádza z cieľov a strategických plánov organizácie. Všeobecné plány sú premietnuté do špecifických ukazovateľov výkonnosti, ako je podiel na trhu , výnosy , návratnosť investícií a rozpočty . Proces organizačnej kontroly spočíva v preskúmaní a hodnotení výkonnosti systému v porovnaní s týmito stanovenými normami. Odmeny za splnenie alebo prekročenie noriem sa môžu pohybovať od špeciálneho uznania až po zvýšenie platu alebo povýšenie . Na druhej strane, nesplnenie očakávaní môže signalizovať potrebu reorganizácie alebo redizajnu. [7]

V organizačnej kontrole závisí prístup použitý v programe kontroly a hodnotenia od dôvodu hodnotenia – to znamená, že systém nie je efektívny (neplní svoje ciele)? Nedosahuje systém očakávaný štandard účinnosti? Vykonáva sa hodnotenie z dôvodu poruchy alebo zlyhania v prevádzke? Ide len o pravidelný proces auditu a kontroly?

Keď systém zlyhá alebo je vo veľkých ťažkostiach, môžu byť potrebné špeciálne diagnostické techniky na izoláciu problémových oblastí a na identifikáciu príčin ťažkostí. Je vhodné preskúmať oblasti, ktoré boli predtým problematické alebo oblasti, kde je možné rýchlo identifikovať určitú mieru výkonnosti. Ak napríklad rýchlo narastá počet nevybavených výstupov organizácie, je logické najprv skontrolovať, či problém nie je spôsobený takými ľahko dostupnými opatreniami, ako je zvýšený dopyt alebo pokles dostupných človekohodín. Ak je potrebná podrobnejšia analýza, mal by sa dodržať systematický postup. [7]

Na rozdiel od organizačnej kontroly slúži prevádzková kontrola na reguláciu každodenných výstupov vo vzťahu k harmonogramom , špecifikáciám a nákladom . Má výstup produktu alebo služby správnu kvalitu a je dostupný podľa plánu? Sú zásoby surovín, rozpracovaného tovaru a hotových výrobkov nakupované a vyrábané v požadovanom množstve? Sú náklady spojené s procesom transformácie v súlade s odhadmi nákladov? Sú informácie potrebné v procese transformácie dostupné v správnej forme a v správnom čase? Využíva sa energetický zdroj efektívne?

Najťažšia úloha manažmentu sa týka monitorovania správania jednotlivcov, porovnávania výkonu s nejakým štandardom a poskytovania odmien alebo trestov, ako je uvedené. Niekedy táto kontrola nad ľuďmi úplne súvisí s ich výstupom. Napríklad manažér sa nemusí zaujímať o správanie obchodníka, pokiaľ je predaj taký vysoký, ako sa očakávalo. V iných prípadoch môže byť vhodný prísny dohľad nad predajcom , ak je jedným z hlavných cieľov predajnej organizácie dosiahnutie spokojnosti zákazníka .

Čím väčšia je jednotka, tým je pravdepodobnejšie, že charakteristika riadenia bude súvisieť s nejakým výstupným cieľom. Z toho tiež vyplýva, že ak je ťažké alebo nemožné identifikovať skutočný výstup jednotlivcov, je lepšie merať výkon celej skupiny. To znamená, že úroveň motivácie jednotlivcov a meranie ich výkonu sa stáva subjektívnym úsudkom zo strany nadriadeného . Kontrolný výstup tiež naznačuje náročnosť kontroly výkonu jednotlivcov a ich vzťah k celkovým cieľom systému. [7]

Problémy [ upraviť ]

Dokonalý plán by sa dal načrtnúť, ak by sa dala predvídať každá možná zmena vstupu a ak by systém fungoval tak, ako sa predpokladalo. Tento druh plánovania nie je ani realistický, ani ekonomický, ani realizovateľný pre väčšinu obchodných systémov. Ak by to bolo uskutočniteľné, požiadavky na plánovanie by boli také zložité, že systém by bol zastaraný skôr, ako by sa dal prevádzkovať. Preto navrhujeme riadenie do systémov. To si vyžaduje viac myslenia pri navrhovaní systémov, ale umožňuje väčšiu flexibilitu operácií a umožňuje prevádzkovať systém pomocou nepredvídateľných komponentov a neurčeného vstupu. Konštrukcia a efektívne fungovanie ovládania však nie sú bezproblémové.

Cieľom systému je vykonávať určitú špecifikovanú funkciu. Cieľom organizačnej kontroly je zabezpečiť, aby bola dosiahnutá špecifikovaná funkcia. Cieľom prevádzkovej kontroly je zabezpečiť, aby sa odchýlky v dennom výkone udržiavali v predpísaných medziach.

Jedna vec je navrhnúť systém, ktorý obsahuje všetky prvky ovládania, a druhá vec je zabezpečiť, aby fungoval podľa najlepších cieľov dizajnu. Prevádzka „pod kontrolou“ alebo „podľa plánu“ nezaručuje optimálny výkon. Plán napríklad nemusí najlepšie využiť vstupy materiálov, energie alebo informácií – inými slovami, systém nemusí byť navrhnutý tak, aby fungoval efektívne. Niektoré z typickejších problémov súvisiacich s kontrolou zahŕňajú obtiažnosť merania, problém načasovania toku informácií a nastavenie správnych noriem. [7]

Keď sa ciele neobmedzujú na kvantitatívny výstup, meranie efektívnosti systému je ťažké urobiť a následne je zložité vyhodnotiť. Mnohé charakteristiky týkajúce sa výstupu nie sú vhodné na kvantitatívne meranie. To platí najmä vtedy, keď vstupy ľudskej energie nemožno priamo spájať s výstupom. Rovnaká situácia platí pre stroje a iné zariadenia spojené s ľudskou účasťou, keď výstup nie je v konkrétnych jednotkách. Pri hodnotení systémov zameraných na človeka-stroj alebo na človeka sa psychologické a sociologické faktory zjavne nedajú ľahko previesť do kvantifikovateľných pojmov. Ako napríklad duševná únava ovplyvňuje kvalitu alebo kvantitu výstupu? A ak áno, je duševná únava funkciou nedostatku náročnej úlohy alebo strachu z potenciálneho zranenia?

Subjektívne vstupy sa môžu preniesť do numerických údajov, ale vždy existuje nebezpečenstvo nesprávneho hodnotenia a prenosu a nebezpečenstvo, že analytik môže takýmto údajom po ich kvantifikácii príliš dôverovať. Predpokladajme napríklad, že rozhodnutia vedúceho pracovníka sú hodnotené od 1 do 10, pričom 10 je dokonalé rozhodnutie. Po určení poradia pre každé rozhodnutie, ich sčítaní a vydelení celkovým počtom prijatých rozhodnutí by priemerné poradie udávalo skóre konkrétneho manažéra v jeho rozhodovacej úlohe. Na základe tohto skóre možno urobiť úsudok – ktorý by mohol byť dosť chybný – o jeho efektívnosti rozhodovania. Jeden vedúci pracovník s hodnotením 6,75 môže byť považovaný za efektívnejšieho ako iný, ktorý mal hodnotenie 6,25, a predsa sa títo dvaja manažéri mohli rozhodovať za iných okolností a podmienok. Rozdiel v „účinnosti“ mohli ovplyvniť vonkajšie faktory, nad ktorými ani jeden z vedúcich pracovníkov nemal žiadnu kontrolu.[7]

Kvantifikácia ľudského správania, napriek jeho extrémnej náročnosti, subjektivite a nepresnosti vo vzťahu k meraniu fyzikálnych charakteristík, je najrozšírenejším a najdôležitejším meraním, ktoré sa vykonáva vo veľkých systémoch. Správanie jednotlivcov v konečnom dôsledku určuje úspech alebo zlyhanie každého systému vytvoreného človekom.

Informačný tok [ upraviť ]

Oscilácia a spätná väzba

Ďalší problém riadenia sa týka nesprávneho načasovania informácií zavádzaných do kanála spätnej väzby. Nesprávne načasovanie sa môže vyskytnúť v počítačových aj ľudských riadiacich systémoch, a to buď chybami v meraní alebo v úsudku. Čím rýchlejšia je odozva systému na chybový signál, tým je pravdepodobnejšie, že sa systém prestaví; potreba rýchleho zásahu je však dôležitá, pretože akékoľvek oneskorenie pri poskytovaní nápravných informácií môže byť tiež kľúčové. Systém generujúci spätnú väzbu nekonzistentnú s aktuálnou potrebou bude mať tendenciu kolísať a neprispôsobí sa požadovaným spôsobom.

Najzávažnejší problém v toku informácií vzniká pri oneskorení spätnej väzbyje presne polovica cyklu, pretože potom je nápravné opatrenie superponované na odchýlku od normy, ktorá je v tom momente v rovnakom smere ako korekcia. To spôsobí nadmernú korekciu systému a potom, ak je spätné nastavenie vykonané mimo cyklu, príliš veľkú korekciu v opačnom smere a tak ďalej, až kým systém nekolíše ("kmitne") mimo kontroly. Tento jav je znázornený na obrázku 1. „Oscilácia a spätná väzba“. Ak sa v bode A rozpozná trend pod štandardom a pridajú sa nové vstupy, ale až v bode B, systém zareaguje prehnane a prekročí povolené limity. Opäť, ak je to rozpoznané v bode C, ale vstupy nie sú stiahnuté až do bodu D, spôsobí to pokles systému pod spodnú hranicu povolenej odchýlky. [7]

Jedno riešenie tohto problému spočíva v očakávaní, ktoré zahŕňa meranie nielen zmeny, ale aj miery zmeny. Oprava je načrtnutá ako faktor typu a miery chyby. Tento problém možno prekonať aj skrátením časového oneskorenia medzi meraním výstupu a prispôsobením vstupu. Ak možno indikovať trend, možno zaviesť časový náskok na kompenzáciu časového oneskorenia, čím sa dosiahne súlad medzi potrebou korekcie a typom a veľkosťou indikovaného opatrenia. Pre organizáciu je zvyčajne efektívnejšie udržiavať nepretržité meranie svojej výkonnosti a neustále vykonávať malé úpravy v prevádzke (to predpokladá vysoko citlivý riadiaci systém). Informačná spätná väzba by preto mala byť včasná a správna, aby bola účinná. teda[3]

Nastavenie noriem [ upraviť ]

Nastavenie správnych noriem alebo kontrolných limitov je problémom v mnohých systémoch. Rodičia sú konfrontovaní s touto dilemou pri vyjadrovaní toho, čo očakávajú od svojich detí, a obchodní manažéri čelia rovnakému problému pri stanovovaní noriem, ktoré budú prijateľné pre zamestnancov. Niektorí teoretici navrhli, aby pracovníci mohli určovať svoje vlastné normy za predpokladu, že keď si ľudia stanovia svoje vlastné ciele, sú náchylnejší ich prijať a dosiahnuť.

Normy by mali byť čo najpresnejšie a oznámené všetkým dotknutým osobám. Navyše samotná komunikácia nestačí; pochopenie je nevyhnutné. V ľudských systémoch bývajú normy nedostatočne definované a povolený rozsah odchýlky od normy je tiež neurčitý. Napríklad, koľko hodín denne by sa malo očakávať, že profesor bude k dispozícii na konzultácie so študentmi? Alebo aké správanie by mali žiaci očakávať v triede? Diskrétnosť a osobný úsudok zohrávajú v takýchto systémoch veľkú úlohu pri určovaní, či by sa mali prijať nápravné opatrenia.

Asi najťažším problémom v ľudských systémoch je nereagovanie jednotlivcov na indikovanú korekciu. Môže to mať formu odporu a podvracania kontroly, alebo to môže súvisieť s nedostatkom definovanej zodpovednosti alebo právomoci konať. Vedenie a pozitívna motivácia sa potom stávajú životne dôležitými zložkami pri dosahovaní správnej reakcie na vstupné požiadavky.

Väčšina problémov s ovládaním sa týka dizajnu; takže riešenie týchto problémov musí začať v tomto bode. Najväčší prísľub ponúkajú automatické riadiace systémy za predpokladu, že ľudský zásah je možný na zvládnutie výnimiek. Existuje však nebezpečenstvo, že môžeme merať charakteristiky, ktoré nepredstavujú efektívny výkon (ako v prípade rečníka, ktorý žiadal, aby všetci ľudia, ktorí nepočuli, čo hovorí, zdvihli ruky), alebo že nesprávne informácie môžu byť oznámené. [7]

Dôležitosť kontroly [ upraviť ]

  1. Motivácia pre výkonných zamestnancov
  2. Pre úplnú disciplínu
  3. Užitočné pri plánovaní do budúcnosti
  4. Napomáha účinnosti
  5. Zníženie rizika
  6. Užitočné pri koordinácii

Obmedzenia [ upraviť ]

1. Je ťažké nastaviť kvantitatívne štandardy: Controlling stráca svoje výhody, keď štandardy a normy nemožno vysvetliť v objemových štatistikách. Ľudské správanie, spokojnosť s prácou a morálka zamestnancov sú niektoré z faktorov, ktoré nie sú dobre riadené kvantitatívnym meraním. Kontrola stráca časť svojej užitočnosti, keď nie je možné definovať situáciu z hľadiska počtu. Meranie výkonu a jeho porovnávanie s benchmarkmi je preto náročná úloha. Stanoviť princípy ľudskej práce a stanoviť štandardy pre kompetencie a ako si udržať mieru spokojnosti nie je ľahká úloha. V takýchto prípadoch záleží na rozhodnutí manažéra. Platí to najmä pre spokojnosť s prácou, správanie a morálku zamestnancov. Napríklad úloha merania kvality správania zamestnancov má kvalitatívny charakter. Nedá sa merať priamo. Na meranie správania zamestnancov možno brať do úvahy absenciu, frekvenciu konfliktov, fluktuáciu atď. Ak majú všetky tieto opatrenia vysoký podiel, dá sa povedať, že správanie zamestnancov v ústave nie je skvelé. Je zrejmé, že nie je možné stanoviť kritériá pre všetky projekty a vhodné modely nie sú úplne presné.

2. Menšia kontrola vonkajších ovládacích prvkov: Žiadny projekt fungujúci v inom štáte krajiny pod vládnym systémom nemôže zastaviť vývoj. Okrem toho žiadna spoločnosť nemôže riadiť dostupnosť technológií, najnovšie akvizície informačných technológií a vysokú konkurenciu na trhu atď. Existujú niektoré problémy, ktoré nie sú pod kontrolou manažmentu alebo organizácie. Spoločnosť ako taká nemôže kontrolovať vonkajšie faktory, ako sú vládna politika, technologické zmeny, konkurencia a čokoľvek, čo nie je pod kontrolou spoločnosti a robí veci neovládateľnými. Politiky je potrebné zaviesť prostredníctvom plánovania, aby sa zabezpečilo, že zamestnanci znovu naštartujú vylepšenia. Je nesprávne povedať, že manažér dokončením procesu riadenia môže varovať organizáciu. Manažér môže kontrolovať vnútorné faktory (napr. ľudskú silu, infraštruktúru, infraštruktúru atď.

3. Obmedzenia zamestnancov: Keď sa manažér používa na riadenie svojich podriadených, niektorí z jeho kolegov môžu odmietnuť a podať správu podľa pokynov manažéra alebo spoločnosti. Zvyčajne sa to stane, pretože pravidlá ovládate s diskusiou alebo bez nej. Používatelia v tomto poli môžu napríklad odolávať, keď GPS alebo riadiaca oblasť riadiaceho systému sleduje ich polohu. Vnímajú to ako obmedzovanie ich slobody. Zamestnanci sú obmedzení alebo obmedzení vo svojej slobode. Odporcovia zvládania tejto výzvy nie sú v niektorých ohľadoch pod kontrolou spoločnosti. Napríklad pracovníci sa môžu sťažovať, keď sú pod dohľadom pomocou CCTV. Zamestnanci môžu odolať použitiu kamery na ich monitorovanie. Zamestnávateľ môže nútiť zamestnancov, ale nemôže ich nútiť, aby pracovali na základe pravidiel a predpisov. Podnikateľské prostredie sa neustále mení. Na zvrátenie tejto zmeny sa musí použiť nový regulačný rámec. Používatelia sú však proti týmto systémom. Napríklad, ak zamestnanci veľkých spoločností majú CCTV (Close Circuit TV) na kontrolu svojej práce, spochybnia tento proces.

4. Drahá inštalácia: Vytvorte efektívny a nákladovo efektívny systém riadenia, pretože organizácie musia mať rôzne úrovne riadenia. Niektorí konatelia spoločnosti sú hodnotnejší ako spoločnosť. Alebo je povinnosťou ich praxe priznať náklady na riadenie vyššej zákazky ako je ich vlastný podnik. Kontrola je nákladná, pretože si vyžaduje veľa peňazí, času a úsilia. Systémová regulácia je drahá, pretože ovplyvňuje viac stresujúce pohyby. Zahŕňa to veľa peňazí, času a úsilia, čo znamená, že je to veľmi drahé. Dôležité je zavolať aj ďalších zamestnancov, ktorí im pridávajú na hodnote. Malé podniky nemôžu zaviesť lacné systémy. Na určenie výkonnosti všetkých zamestnancov alebo zamestnancov v organizácii je potrebné vhodné vybavenie na odosielanie správ manažmentu. S cieľom zlepšiť riadenie spoločnosti efektívnym controllingom, je potrebné minúť veľa peňazí. Malé organizácie si to nemôžu dovoliť. Preto je užitočný len pre veľké spoločnosti a nákladný pre malé a drahé organizácie.

5. Prílišná kontrola môže viesť k fluktuácii zamestnancov: Právna pomoc však zahŕňa množstvo účinných postupov, ak má zamestnanec sťažnosti; ak sa zamestnanec rozruší nadmernou kontrolou, môže byť podráždený a presťahovať sa do inej spoločnosti. V súčasnej situácii manažéri často držia svojich zamestnancov niekoľkokrát pod kontrolou, aby sledovali ich správanie na mieste. Toto môže byť praktický príklad, najmä v prípade nových členov, a uľahčuje rôzne organizačné zmeny. Pri prílišnej kontrole majú zamestnanci pocit, že je porušovaná ich sloboda. Nechcú pracovať pre organizáciu, ktorá ich nenechá pracovať podľa svojich preferencií. Preto idú do iných spoločností, ktoré im dajú slobodu. Správa systému si vyžaduje veľa času a úsilia.

Pozri tiež [ upraviť ]

Referencie [ upraviť ]

  1. ^ Henri Fayol (1949). Všeobecný a priemyselný manažment . New York: Pitman Publishing. s.  107 –109. OCLC  825227 .
  2. ^ a b Robert J. Mockler (1970). Údaje v riadení riadenia . New York: Appleton-Century-Crofts. s.  14–17 . ISBN 978-0-390-64439-8. OCLC  115076 .
  3. ^ a b c d e Richard Arvid Johnson (1976). Manažment, systémy a spoločnosť: úvod . Pacific Palisades, Kalifornia: Goodyear Pub. Co. s.  148–142 . ISBN 978-0-87620-540-2. OCLC  2299496 .
  4. ^ a b c Samuel Eilon (1979). Riadenie riadenia . Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. ISBN 978-0-08-022482-4. OCLC  4193519 .
  5. ^ James G March; Herbert A Simon (1958). Organizácie . New York: Wiley. s.  9–11 . ISBN 978-0-471-56793-6. OCLC  1329335 .{{cite book}}: CS1 maint: multiple names: authors list (link)
  6. ^ ab Robert N Anthony (1970) . Funkcia riadenia riadenia . Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. s.  14–17 . ISBN 978-0-87584-184-7. OCLC  18052725 .
  7. ^ a b c d e f g Richard Arvid Johnson (1976). Manažment, systémy a spoločnosť: úvod . Pacific Palisades, Kalifornia: Goodyear Pub. Co. s.  241–244 . ISBN 978-0-87620-540-2. OCLC  2299496 .

Chenhall, R., 2003. Návrh riadiaceho systému riadenia v rámci jeho organizačného kontextu: Zistenia z výskumu založeného na nepredvídaných udalostiach a smerovanie do budúcnosti, Účtovníctvo, organizácie a spoločnosť, 28(2-3), 127-168.

Externé odkazy [ upraviť ]