Adoção faseada

Implementação em fases

A adoção faseada ou implementação faseada é uma estratégia de implementação de uma inovação (isto é, sistemas de informação , novas tecnologias, processos, etc.) numa organização de forma faseada, de modo que diferentes partes da organização sejam implementadas em diferentes intervalos de tempo subsequentes. A implementação em fases é um método de mudança de sistema de um sistema existente para um novo que ocorre em etapas. [1] [2] [3] Outros conceitos usados ​​são: conversão em fases, abordagem em fases, estratégia em fases, introdução em fases e conversão em fases. Outros métodos de mudança de sistema incluem mudança direta e execução paralela .

Visão geral

A Tecnologia da Informação revolucionou a forma de trabalhar nas organizações. [4] Com a introdução de Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo (CMS), Sistemas de Gerenciamento de Relacionamento com Clientes e Fornecedores (CRM e SRM) de alta tecnologia , surgiu a tarefa de implementar esses sistemas nas organizações que estão prestes a para usá-lo. A entrada a seguir discutirá apenas uma pequena fração do que deve ou pode ser feito ao implementar tal sistema na organização.

A abordagem em fases leva a conversão um passo de cada vez. A implementação requer um cenário bem pensado para começar a utilizar o novo sistema. E a cada marco é preciso instruir os funcionários e demais usuários. O sistema antigo é assumido pelo novo sistema em etapas predefinidas até que esteja totalmente abundante. A instalação propriamente dita do novo sistema será feita de diversas formas, por módulo ou por produto e diversas instâncias poderão ser realizadas. Isto pode ser feito introduzindo algumas das funcionalidades do sistema antes das restantes ou introduzindo algumas funcionalidades a determinados utilizadores antes de as apresentar a todos os utilizadores. Isso dá aos usuários tempo para lidar com as mudanças causadas pelo sistema.

É comum organizar uma equipe de implementação que se desloca de departamento para departamento. Ao se movimentar, a equipe aprende e, assim, ganha experiência e conhecimento, de modo que cada implementação subsequente será muito mais rápida que a primeira.

O Diagrama de Dados do Processo

Figura 1: Processo de adoção em fases

A técnica de visualização usada nesta entrada é uma técnica desenvolvida pelo grupo O&I da Universidade de Utrecht . [5] A técnica é descrita no seguinte Wiki: Técnica de metamodelagem .

Como pode ser visto na figura 1, a adoção faseada tem um ciclo. Cada departamento que será conectado ao sistema passa pelo mesmo processo. Primeiro, com base nas sessões de treinamento anteriores, os níveis de segurança são definidos (ver ITIL ). Desta forma, cada usuário único tem seu próprio perfil que descreve quais partes do sistema são visíveis e/ou utilizáveis ​​para aquele usuário específico. Em seguida, o documento e as políticas são documentados. Todos os processos e procedimentos estão descritos em descrições de processos, podendo ser em papel ou na intranet. Em seguida, a conversão real é descrita. Conforme descrito no texto acima, certos departamentos e/ou partes de uma organização podem ser implementados em intervalos de tempo diferentes. Na figura 1 isso é representado pela implementação de um módulo adicional ou mesmo de um produto total. A GRH precisa de módulos diferentes de um sistema ERP do que o Financeiro (módulo) ou o Financeiro pode precisar de um pacote de software de contabilidade adicional (Produto). O ajuste do sistema ocorre para resolver problemas existentes. Após a conversa com determinado departamento, o loop recomeça e outro departamento ou grupo de usuários pode ser conversado. Se todos os departamentos ou partes da organização forem conversados ​​e o sistema estiver totalmente implementado, o sistema é oficialmente entregue à organização e a equipe de implementação pode ser dissolvida.

A adoção faseada permite introduzir módulos já prontos enquanto se programam os restantes módulos futuros. Isto torna o cenário de implementação mais crítico, uma vez que determinados módulos dependem uns dos outros. Técnicas de gerenciamento de projetos podem ser adotadas para resolver esses problemas. Veja a seção de técnicas abaixo.

Contudo, a própria adoção do sistema pelos usuários pode ser mais problemática. O sistema pode funcionar bem, mas se não for usado, não terá valor. Os usuários baseiam sua atitude em relação ao sistema na primeira experiência. [4] Como isso cria um peso extra na primeira interação, os implementadores devem se preocupar em tornar a primeira interação especialmente agradável.

Na técnica utilizada nesta entrada, cada CONCEITO requer uma definição adequada que é preferencialmente copiada de um glossário padrão cuja fonte é fornecida, se aplicável. Todos os nomes de CONCEITO no texto estão com caracteres maiúsculos. Na Tabela 1 é apresentada a lista de definições do conceito.

Tabela 1: Diagrama Conceitual

Conceito Definição
Relatório de decisão de gestão A descrição da seleção do processo realizado antes do início da implementação efetiva do novo sistema é descrita aqui. As decisões e requisitos também são descritos no relatório. [4]
Fatores críticos de implementação Fatores que surgiram na seleção do sistema e são críticos durante o processo de implementação. [6]
Especificações de hardware A configuração e especificação do hardware utilizado pelo sistema legado e para executar o novo sistema.
Relatório de teste de hardware Os resultados do hardware testado no local.
Especificação de software A configuração e especificação do software implementado, ou seja, o sistema legado e o futuro novo sistema.
Relatório de teste de software Os testes de software examinam o sistema de software completo. ( ISO 9000 )
Registro de treinamento do usuário Um registro referente ao treinamento dos funcionários envolvidos com o novo sistema [4]
Relatório de exercício piloto O relatório do exercício piloto realizado com o sistema recém-instalado em ambiente único controlado.
Resultado do teste Testa os resultados do conhecimento do usuário sobre o sistema. Usuários reais se dedicam a um protótipo por tempo suficiente para conhecê-lo profundamente, com monitoramento cuidadoso e acompanhamento dos resultados. ( Dicionário do Patrimônio Americano da Língua Inglesa , Quarta Edição, 2000)
Descobertas de casos de negócios A equipe do projeto cria um ambiente básico de teste de caso de negócios que leva os processos de negócios desde o início, quando um pedido do cliente é recebido, até o final, quando o pedido do cliente é enviado. As descobertas relacionadas a este teste são registradas e relatadas. [6]
Relatório de nível de segurança Terminada a fase de formação, é necessária a definição dos níveis de segurança e permissões para garantir que todos tenham acesso à informação de que necessitam. [7]
Documentação A coleção organizada de registros que descrevem a estrutura, a finalidade, a operação, a manutenção e os requisitos de dados de um programa de computador, sistema operacional ou dispositivo de hardware. (Dicionário do Patrimônio Americano da Língua Inglesa, Quarta Edição, 2000)
Cenário de conversão O roteiro de implementação redefinido, tendo em conta a conformidade com os requisitos. Além disso, o cenário de conversão consiste em uma solução alternativa e um plano de reversão. O cenário de conversão é o modelo do projeto de implementação. (Rooijmans, 2003)
Plano de Implementação do Módulo É aqui descrito um plano relativo à implementação de um módulo específico no sistema de processos da organização.

(Dicionário do Patrimônio Americano da Língua Inglesa, Quarta Edição, 2000)

Plano de Implementação do Produto Um plano relativo à implementação de um produto específico do sistema nos processos da organização é descrito aqui.

(Dicionário do Patrimônio Americano da Língua Inglesa, Quarta Edição, 2000)

Relatório de ajuste Durante a implementação, os implementadores podem querer alterar o sistema devido às descobertas nos incrementos de implementação.
Aceitação do Sistema O sistema é aceito pela organização. [6]
Alcançar Uma abordagem ou estratégia destinada a superar uma desvantagem ou liderar

(Dicionário do Patrimônio Americano da Língua Inglesa, Quarta Edição, 2000)

Vantagens, desvantagens e riscos da adoção faseada

O método de adoção em fases tem certos prós, contras e riscos [8] [4]

Prós:

  • A conversão será feita em partes. Há tempo disponível para ajustes
  • As influências negativas que surgem no início são menos críticas
  • Não é necessário nenhum período de recuperação.
  • O tempo para os usuários se adaptarem é maior
  • A equipe técnica pode se concentrar em parte do sistema ou em alguns usuários.

Contras:

  • Vários ajustes são necessários
  • As sessões de treinamento são confusas para os usuários, pois eles são solicitados a trabalhar com o sistema novo e antigo
  • Várias mudanças na documentação
  • A duração do projeto
  • O marco de entrega do sistema não está claro
  • A exatidão e integridade do conjunto de dados devem ser verificadas várias vezes
  • Um “retorno” ao antigo sistema está a tornar-se mais difícil a cada nova fase.
  • A implementação pode parecer pouco clara para os funcionários e outros usuários.

Riscos:

  • Complexidade da implementação
  • Propenso a cometer erros
  • Recuar impossível em fases posteriores

Instalação de hardware e software

Figura 3: Instalação de hardware e software

As seções a seguir são complementares à entrada sobre adoção (implementação de software) e são específicas para adoção em fases:

A configuração e especificação do hardware usado pelo sistema legado e para executar o novo sistema são entregues nas especificações de hardware. A configuração do hardware é testada para garantir o funcionamento adequado. Isso é relatado no relatório de configuração de hardware. A configuração e especificação do software implementado, ou seja, do sistema legado e do futuro novo sistema, são esclarecidas para garantir o funcionamento adequado após a instalação do sistema. [9] O ato de especificar o sistema já instalado é fundamental para a implementação. Que partes ou mesmo sistemas totais serão assumidos pelo novo sistema? Tudo isso é relatado nos relatórios de instalação e teste de software. A instalação propriamente dita do software do novo sistema também é feita aqui numa área confinada para apoiar as sessões de formação descritas na secção seguinte.

Treinamento

Figura 4: Processo de Treinamento

O treinamento do sistema ensinará aos usuários as teclas digitadas e as transações necessárias para executar o sistema. [6] O piloto testa os sistemas e testa a compreensão dos usuários sobre o sistema. A equipe do projeto cria um ambiente básico de teste de caso de negócios que leva os processos de negócios desde o início, quando um pedido do cliente é recebido, até o final, quando o pedido do cliente é enviado. A formação como tal não é suficiente para a adopção de um sistema de informação. Os usuários têm necessidades de aprendizagem. [4] As necessidades de aprendizagem conhecidas são a orientação emocional. Os usuários precisam dar passos emocionais para dar passos cognitivos. Se temerem o sistema devido à sua difícil manipulação, poderão não ser capazes de compreender os passos cognitivos necessários para realizar as tarefas com sucesso.

Técnicas

No campo da implementação são utilizadas diversas técnicas. Um método bem conhecido, e especificamente orientado na área de implementação, é o método Regatta de Sogeti . Outras técnicas são o método SAP Implementation, que é adaptado à implementação de sistemas SAP . Os sistemas são instalados de diversas maneiras diferentes. Diferentes organizações podem ter seus próprios métodos. Ao implementar um sistema, ele é considerado um projeto e, portanto, deve ser tratado como tal. Teorias e métodos bem conhecidos são usados ​​​​na área, como o método PRINCE2 com todas as suas técnicas subjacentes, como diagrama PERT , gráfico de Gantt e métodos de caminho crítico .

Exemplos

Registros médicos eletrônicos

A implementação do EMR no University Physicians Group (UPG) em Staten Island e Brooklyn , Nova York .

O University Physicians Group de Nova York realizou uma instalação técnica completa de um pacote de software EMR (Electronic Medical Record). O UPG descobriu que alguns fornecedores do pacote EMR recomendaram uma implementação que seria feita de uma só vez, também chamada de Big Bang. Mas descobriram que o Big Bang teria sobrecarregado os médicos e a equipe devido aos seguintes fatores:

  • A carga de trabalho contínua durante as lições principais impediu-os de prestar total atenção.
  • A necessidade urgente de preencher alguns registros fez com que os usuários voltassem ao sistema antigo
  • Sobrecarga de informações por parte dos médicos.
  • Não há tempo para brincar com o sistema.
  • A disponibilidade de 100% não foi garantida pelo fornecedor.

Assim, escolheram uma abordagem faseada: “ Portanto, uma adopção faseada ofereceu-nos a maior probabilidade de sucesso, adopção pelo pessoal e oportunidade para o retorno do investimento esperado assim que o sistema fosse completamente adoptado. ”(J. Hyman, MD)

Havia também um grupo que estava um tanto relutante em relação a quaisquer novos sistemas. Ao apresentar o sistema a alguns primeiros adoptantes, a maioria tardia seria capaz de conhecer o sistema. [10] À medida que foi introduzido gradualmente na organização. Por loop (ver figura 5, A) o UPG foi introduzido no sistema.

Sistema de checkout de supermercado

Por exemplo, pense em um supermercado. Neste supermercado o sistema de checkout está sendo atualizado para uma versão mais recente. Imagine que apenas os balcões da seção de hortaliças sejam migrados para o novo sistema, enquanto os demais balcões continuam com o sistema antigo. Se o novo sistema não funcionar correctamente, isso não terá importância, porque apenas uma pequena parte do supermercado foi informatizada. Se funcionar, a equipe pode se revezar no trabalho nas bancadas de vegetais para praticar o uso do novo sistema.

Depois que a seção de vegetais estiver funcionando perfeitamente, a seção de carne poderá ser a próxima, depois a seção de confeitaria e assim por diante. Eventualmente, todos os vários balcões do sistema de supermercados teriam sido integrados e tudo estaria funcionando. Isto leva muito tempo, pois há dois sistemas funcionando até que a mudança seja concluída. No entanto, o supermercado nunca corre o risco de fechar e todos os funcionários podem receber bastante formação na operação do novo sistema, pelo que é um método muito mais amigável.

Veja também

Referências

  1. ^ Copley, Steve. "IGCSE TIC" . Recuperado em 13 de agosto de 2011 .
  2. ^ Wainwright, Stewart (2009). IGSCE e O Level Estudos de Computação e Tecnologia da Informação. Cambridge University Press. pág. 29.
  3. ^ “IGCSE ICT - Implementando o Novo Sistema | IGCSE ICT” . www.igcseict.info .
  4. ^ abcdef Eason, K. (1988) Tecnologia da Informação e Mudança Organizacional. Nova York: Taylor e Francis
  5. ^ Weerd, I. (2005), WEM: A Design Method for CMSbased Web Implementations, instituto de ciências da informação e da computação, universidade de utrecht, relatório técnico UU-CS-2005-043, baixado em: http://archive.cs. uu.nl/pub/RUU/CS/techreps/CS-2005/2005-043.pdf [ link morto permanente ] em 05-03-2006.
  6. ^ abcd Umble, EJ, Haft, RR, Umble, MM, (2003) Planejamento de recursos empresariais: Procedimentos de implementação e fatores críticos de sucesso, European Journal of Operational Research, Vol. 146, pp.
  7. ^ Cazemier, JA, Overbeek, PL, Peters, LM (2000). Gestão de segurança, Escritório de papelaria.
  8. ^ Koop, R., Rooimans, R. & Theye, M. de (2003): Regatta: ICT-implementaties als uitdaging voor een vier-met-stuurman. Den Haag, Holanda: SDU Uitgevers
  9. ^ NetSuite.com (10/08/2022). “As 6 fases da implementação do ERP”. OracleNetSuite . Recuperado em 22/05/2023 .
  10. ^ Rogers, EM (1995). Difusão de inovações. Nova York: Imprensa Livre.

Leitura adicional

  • Gallivan, MJ, (1996) Estratégias para implementação de novos processos de software: Uma avaliação de uma estrutura de contingência, SIGCPR/SIGMIS '96, Denver Colorado
  • Rooimans, R., Theye, M. de e Koop, R. (2003). Regata: Implementações de TIC também uitdaging voor een vier-met-stuurman. Haia: Ten Hagen e Stam Uitgevers.
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