文書管理システム

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ドキュメント管理システムDMS )は、ドキュメント の受信、追跡、管理、保存、および紙の削減に使用されるシステムです。ほとんどは、さまざまなユーザーによって作成および変更されたさまざまなバージョンの記録を保持することができます(履歴追跡)。デジタル文書の管理の場合、そのようなシステムはコンピュータプログラムに基づいています。この用語は、コンテンツ管理システムの概念と一部重複しています多くの場合、エンタープライズコンテンツ管理(ECM)システムのコンポーネントと見なされ、デジタル資産管理ドキュメントイメージングワークフローシステム、およびレコード管理システムに関連しています。

歴史

1980年代以降、多くのベンダーが紙ベースのドキュメントを管理するためのソフトウェアシステムの開発を開始しました。これらのシステムは、印刷された文書だけでなく、写真、印刷物など を含む紙の文書を処理しました。

その後、開発者は、電子ドキュメント、つまり、コンピューター上で作成され、多くの場合ユーザーのローカルファイルシステムに保存されるすべてのドキュメントまたはファイルを管理できる2番目のタイプのシステムを作成し始めました。初期の電子文書管理(EDM)システムは、独自のファイルタイプ、または限られた数のファイル形式のいずれかを管理していました。これらのシステムの多くは後で[いつ? ]画像ファイル形式のキャプチャ、保存、インデックス作成、検索に重点を置いているため、ドキュメントイメージングシステムとして知られるようになりました。EDMシステムは、システムがネットワークに保存できるあらゆる種類のファイル形式を管理できるようになるまで進化しました。アプリケーションは、電子ドキュメント、コラボレーションツール、セキュリティ、ワークフロー、および監査機能を網羅するように成長しました。

これらのシステムにより、組織はファックスやフォームをキャプチャし、ドキュメントのコピーを画像として保存し、セキュリティと迅速な取得のために画像ファイルをリポジトリに保存することができました(システムがドキュメントからのテキストの抽出を処理したため、取得が可能になりました)キャプチャの過程で、テキストインデクサー機能はテキスト検索機能を提供しました)。

多くのEDMシステムはドキュメントをネイティブファイル形式(Microsoft WordまたはExcel、PDF)で保存しますが、一部のWebベースのドキュメント管理システムはコンテンツをHTML形式で保存し始めています。これらのHTMLベースのドキュメント管理システムは、公開システムまたはポリシー管理システムとして機能できます。[1] コンテンツは、ブラウザベースのエディタを使用するか、HTML以外のコンテンツのインポートと変換によってキャプチャされます。ドキュメントをHTMLとして保存すると、ほとんどの検索エンジンがHTMLをネイティブに処理するため、よりシンプルなフルテキストワークフローが可能になります。独自の形式からテキストを抽出するには、HTMLストレージ形式のないDMSが必要であるため、全文検索ワークフローが少し複雑になります。

ブールクエリクラスター分析ステミング[2]などの検索機能は、ユーザーがインターネット検索に慣れ、コンテンツの整理に費やす時間が少なくなるにつれて、DMSの重要なコンポーネントになりました。

コンポーネント

ドキュメント管理システムは通常、ストレージ、バージョン管理、メタデータ、セキュリティ、およびインデックス作成と取得の機能を提供します。これらのコンポーネントの説明は次のとおりです。

トピック 説明
メタデータ メタデータは通常、ドキュメントごとに保存されます。メタデータには、たとえば、ドキュメントが保存される日付と、ドキュメントを保存するユーザーのIDが含まれる場合があります。DMSは、ドキュメントからメタデータを自動的に抽出したり、ユーザーにメタデータを追加するように求めたりする場合もあります。一部のシステムでは、スキャンした画像で光学式文字認識を使用したり、電子文書でテキスト抽出を実行したりします。結果として抽出されたテキストは、ユーザーが可能性のあるキーワードを特定したり、全文検索機能を提供したりすることでドキュメントを見つけるのに役立ちます。または、単独で使用することもできます。抽出されたテキストは、メタデータのコンポーネントとして保存したり、ドキュメントと一緒に保存したり、ドキュメントコレクションを検索するためのソースとしてドキュメントとは別に保存したりすることもできます。[3]
統合 多くのドキュメント管理システムは、ドキュメント管理機能を他のアプリケーションに直接提供しようとします。これにより、ユーザーは既存のドキュメントをドキュメント管理システムリポジトリから直接取得し、変更を加え、変更したドキュメントを新しいバージョンとしてリポジトリに保存できます。アプリケーション。このような統合は、ワークフロー管理コンテンツ管理システムなどのさまざまなソフトウェアツールで一般的に利用できます。通常、 ODMALDAPWebDAVSOAPまたはRESTful Webサービスなどのオープンスタンダードを使用するアプリケーションプログラミングインターフェイス(API)を介して利用できます。[4][5]
捕獲 キャプチャには、主にスキャナーまたは多機能プリンターからの紙のドキュメントの画像の受け入れと処理が含まれます光学式文字認識(OCR)ソフトウェアは、ハードウェアに統合されているかスタンドアロンソフトウェアとして統合されているかにかかわらず、デジタル画像を機械可読テキストに変換するためによく使用されます。光学式マーク認識(OMR)ソフトウェアは、チェックボックスまたはバブルの値を抽出するために使用されることがあります。キャプチャには、電子ドキュメントやその他のコンピュータベースのファイルの受け入れも含まれる場合があります。[6]
データ検証 データ検証ルールは、ドキュメントの失敗、署名の欠落、名前のスペルミス、およびその他の問題をチェックし、データをDMSにインポートする前にリアルタイムの修正オプションを推奨します。調和およびデータ形式の変更という形での追加の処理も、データ検証の一部として適用される場合があります。[7] [8]
インデックス作成 索引付けは電子文書を追跡します。インデックス作成は、一意のドキュメント識別子を追跡するのと同じくらい簡単です。しかし、多くの場合、それはより複雑な形式を取り、ドキュメントのメタデータまたはドキュメントのコンテンツから抽出された単語インデックスによって分類を提供します。索引付けは、主に情報の照会と検索をサポートするために存在します。迅速な検索で非常に重要な領域の1つは、インデックストポロジまたはスキームの作成です。[9]
ストレージ 電子文書を保管します。ドキュメントの保存には、多くの場合、同じドキュメントの管理が含まれます。それらが保存される場所、期間、あるストレージメディアから別のストレージメディアへのドキュメントの移行(階層ストレージ管理)および最終的なドキュメントの破棄。
検索 ストレージから電子ドキュメントを取得します。特定のドキュメントを取得するという概念は単純ですが、電子的なコンテキストでの取得は非常に複雑で強力な場合があります。ユーザーが一意のドキュメント識別子を指定できるようにし、システムに基本インデックス(またはデータストアのインデックスなしクエリ)を使用してドキュメントを取得させることで、個々のドキュメントの簡単な取得をサポートできます。[9]より柔軟な検索により、ユーザーはドキュメント識別子や期待されるメタデータの一部を含む部分的な検索用語を指定できます。これは通常、ユーザーの検索用語に一致するドキュメントのリストを返します。一部のシステムは、ブール式を指定する機能を提供しますドキュメントのコンテンツ内に存在すると予想される複数のキーワードまたはサンプルフレーズが含まれています。この種のクエリの取得は、以前に作成されたインデックス[9]によってサポートされる場合があります。または、ドキュメントのコンテンツを検索して、関連する可能性のあるドキュメントのリストを返すために、より時間のかかる検索を実行する場合があります。ドキュメント検索も参照してください
分布 配布可能なドキュメントは、簡単に変更できない形式である必要があります。ドキュメントの元のマスターコピーは、通常、配布に使用されることはありません。むしろ、ドキュメント自体への電子リンクがより一般的です。規制環境でドキュメントを電子的に配布する場合は、他のシステム間でも、トレーサビリティやバージョン管理の保証など、追加の基準を満たす必要があります。[10]このアプローチは、ドキュメントの整合性が不可欠である場合、ドキュメントが相互交換される両方のシステムに適用されます。
安全 ドキュメントのセキュリティは、多くのドキュメント管理アプリケーションで不可欠です。特定のドキュメントのコンプライアンス要件は、ドキュメントの種類によっては非常に複雑になる可能性があります。たとえば、米国では、 ISO9001ISO13485などの規格、および米国食品医薬品局の規制により、文書管理プロセスに対処する方法が規定されています。[11]ドキュメント管理システムには、管理者が特定の人または人のグループにのみタイプに基づいてドキュメントへのアクセスを許可できる権限管理モジュールが含まれている場合があります。印刷時またはPDF作成時のドキュメントのマーキングは、改ざんや意図しない使用を防ぐために不可欠な要素です。
ワークフロー ワークフローは複雑なプロセスであり、一部のドキュメント管理システムには、ワークフローモジュール[12]が組み込まれているか、ワークフロー管理ツールと統合できます。[5]ワークフローにはさまざまな種類があります。使用法は、電子文書管理システム(EDMS)が適用される環境によって異なります。手動ワークフローでは、ユーザーがドキュメントを表示し、送信先を決定する必要があります。ルールベースのワークフローにより、管理者は、組織内のドキュメントのフローを指示するルールを作成できます。たとえば、請求書は承認プロセスを通過してから、買掛金部門にルーティングされます。動的ルールを使用すると、ワークフロープロセスでブランチを作成できます。簡単な例として、請求書の金額を入力し、その金額が特定の設定金額よりも少ない場合は、組織内のさまざまなルートをたどります。高度なワークフローメカニズムは、これらのルールが有効な間、コンテンツを操作したり、外部プロセスに信号を送ったりすることができます。
コラボレーション コラボレーションはEDMSに固有のものでなければなりません。基本的な形式では、コラボレーティブEDMSを使用すると、許可されたユーザーがドキュメントを取得して処理できるようになります。ドキュメントで作業が行われている間は、他のユーザーへのアクセスをブロックする必要があります。他の高度な形式のコラボレーションはリアルタイムで機能し、複数のユーザーが同時にドキュメントを表示および変更(またはマークアップ)できるようにします。結果のドキュメントは、すべてのユーザーの追加を含め、包括的です。ドキュメント管理システム内でのコラボレーションとは、コラボレーションセッション中の個々のユーザーによるさまざまなマークアップが記録され、ドキュメントの履歴を監視できることを意味します。[13]
バージョニング バージョン管理は、ドキュメントがドキュメント管理システムにチェックインまたはチェックアウトされるプロセスであり、ユーザーが以前のバージョンを取得して、選択したポイントから作業を続行できるようにします。バージョン管理は、時間の経過とともに変化し、更新が必要なドキュメントに役立ちますが、前のコピーに戻るか、参照する必要がある場合があります。[13]
検索 検索では、テンプレート属性または全文検索を使用してドキュメントとフォルダーが検索されます。ドキュメントは、さまざまな属性とドキュメントコンテンツを使用して検索できます。
横断検索 これは、検索機能を拡張して、複数のソースまたは企業内の複数のDMSから結果を引き出す機能を指します。[14]
出版 ドキュメントの公開には、校正ピアまたはパブリックレビュー、承認、印刷、承認などの手順が含まれます。これらの手順により、慎重さと論理的思考が保証されます不注意な取り扱いは、ドキュメントの不正確さをもたらし、その結果、ユーザーや読者を誤解させたり、混乱させたりする可能性があります。法規制のある業界では、対応する署名と文書に署名した日付から明らかなように、一部の手順を完了する必要があります。詳細については、ICS01.140.40および35.240.30ISO部門を参照してください。[15] [16]

公開されるドキュメントは、特定の知識やツールがないと簡単に変更できない形式である必要がありますが、読み取り専用または移植可能です。[17]

ハードコピーの複製 ドキュメント/画像の複製は、ドキュメント管理システム内で必要になることが多く、サポートされている出力デバイスと複製機能を検討する必要があります。[18]

標準化

多くの業界団体は、特定の分野で使用されている特定の文書管理標準の独自のリストを公開しています。以下は、関連するISOドキュメントの一部のリストです。部門ICS01.140.10および01.140.20。[19] [20] ISOは、01.110の部門によってカバーされる、技術文書に関する一連の規格も公開しています。[21]

  • ISO 2709情報とドキュメント–情報交換のフォーマット
  • ISO 15836情報とドキュメント–ダブリンコアメタデータ要素セット
  • ISO 15489情報と文書–記録管理
  • ISO 21127情報と文書–文化遺産情報の交換のための参照オントロジー
  • ISO 23950情報とドキュメント–情報検索(Z39.50)–アプリケーションサービスの定義とプロトコルの仕様
  • ISO 10244ドキュメント管理–ビジネスプロセスのベースラインと分析
  • ISO 32000ドキュメント管理–ポータブルドキュメント形式
  • 情報セキュリティマネジメントシステムのISO / IEC_27001仕様

ドキュメントコントロール

政府の規制により、特定の業界で働く企業がドキュメントを管理することが義務付けられています。これらの業界には、会計(例:第8回EU指令サーベンス・オクスリー法)、食品安全(例、米国の食品安全近代化法)、ISO(上記)、医療機器製造(FDA)、血液の製造、人間が含まれます。細胞、組織製品(FDA)、ヘルスケア(JCAHO)、および情報技術(ITIL)。[22] 一部の業界は、プライバシー、保証、またはその他の高度に規制された目的で保持する情報の種類により、より厳しい文書管理要件の下で機能します。例には、保護された健康情報が含まれます(PHI)HIPAAで要求されている場合、または保証期間に必要な建設プロジェクトのドキュメント。情報システム戦略計画(ISSP)は、中長期的に組織の情報システムを形成することができます。[23]

手順、作業指示、ポリシーステートメントなどのドキュメント管理システムに保存されているドキュメントは、管理下にあるドキュメントの証拠を提供します。これに従わないと、罰金、事業の損失、または事業の評判の低下を引き起こす可能性があります。

以下は、ドキュメント管理の重要な側面です。

  • リリース前のドキュメントのレビューと承認
    • レビューと承認
  • 変更と改訂が明確に識別されていることを確認する
  • 該当するドキュメントの関連バージョンが「使用場所」で利用可能であることを確認する
  • 文書が読みやすく、識別可能であることを保証する
  • 外部文書(顧客提供の文書やサプライヤーのマニュアルなど)が特定され、管理されていることを確認する
  • 廃止されたドキュメントの「意図しない」使用の防止

統合DM

統合ドキュメント管理は、企業全体で「ドキュメント」をキャプチャ、管理、保存、保存、配信、および廃棄するために使用されるテクノロジー、ツール、および方法で構成されます。このコンテキストでは、「ドキュメント」は、画像、オフィスドキュメント、グラフィックス、図面、およびWebページ、電子メール、インスタントメッセージ、ビデオなどの新しい電子オブジェクトを含む無数の情報資産のいずれかです。

文書管理ソフトウェア

紙の文書は、情報の保存に長い間使用されてきました。ただし、紙は高価であり、過度に使用すると無駄になる可能性があります。ドキュメント管理ソフトウェアは単なるツールではなく、ユーザーがアクセスを管理し、保存されている情報を追跡および編集できるようにします。ドキュメント管理ソフトウェアは、すべての紙とデジタルファイルを整理するために使用できる電子キャビネットです。[24]このソフトウェアは、企業が紙をデジタルファイルに結合し、スキャンしてデジタル形式をインポートした後、単一のハブに保存するのに役立ちます。[25]デジタルドキュメント管理の最も重要な利点の1つは、すべてのドキュメントを保護するための「フェイルセーフ」環境です。とデータ。[26]

も参照してください

参考文献

  1. ^ WaybackMachineで2011年10月29日にアーカイブされたポリシー管理システム
  2. ^ ステミング:検索を容易にする WaybackMachineで2012年1月11日にアーカイブ
  3. ^ パーソンズ、M。(2004)。法律事務所のための効果的な知識管理オックスフォード大学出版局。p。234. ISBN 97801951696832018年5月19日取得
  4. ^ Shivakumar、SK(2016)。デジタルプラットフォームを構築するためのエンタープライズコンテンツおよび検索管理ジョン・ワイリー&サンズ。p。93. ISBN 97811192068282018年5月19日取得
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  8. ^ モーリー、D。; パーカー、CS(2014)。コンピューターを理解する:今日と明日、包括的センゲージラーニング。p。558〜559。ISBN 97812857672772018年5月19日取得
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  13. ^ a b Austerberry、D。(2012)。デジタル資産管理CRCプレス。p。30. ISBN 97811360336292018年5月19日取得
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  26. ^ 灰の変換(2020年2月13日)。「ドキュメント管理システムの利点と探すべき9つのこと」アッシュコンバージョンインターナショナル2020年5月7日取得

外部リンク